在會議活動的策劃中，預算應該這樣設計和控制！ - 成都活動策劃公司

精心設計的會議計劃必須包括完整的會議預算，便于判斷和監督會議的執行情況。會議預算一般包括以下幾個方面：

運輸成本可細分為：

（1） 從出發地到會議地點的交通費用-包括航班、鐵路、公路、客船，以及從目的站、機場、碼頭到住宿地的交通費用

（2） 會議期間的交通費-主要是會議場所的交通費，包括住宿地到俱樂部的交通費、俱樂部到餐飲場所的交通費、俱樂部到商務交流場所的交通費、商務考察的交通費以及其他參與者可能使用的預定交通工具。

（3） 歡迎和回程運輸-包括航班、鐵路、公路、客船和到機場、車站和港口的住宿。

具體可分為：

（1） 是的。會議場地租用-一般來說，場地租用已包括一些常用設施，如激光筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或黑板、油筆、粉筆等，但不包括一些非常規設施，如投影設備、臨時裝飾等，展臺等，當需要安裝非董事長辦公桌的發言線路時，可另行預算。

（2） 是的。會議設施租賃費——這部分費用主要是指租用投影儀、筆記本電腦、移動同聲傳譯系統、場館展示系統、多媒體系統、錄像設備等一些專用設備，租賃時通常需要一定的使用押金，包括設備的技術支持和維護費用。值得注意的是，在租賃過程中應對設備的各種效率參數做出具體要求（一般可咨詢專業會議服務公司，以獲得最合適的性價比），否則可能會影響會議。此外，由于品牌、產地和新舊不同，這些會議設施的租賃價格可能會有很大差異

（3） 是的。場地安排費-如果不是特殊要求，一般來說，這部分費用包含在場地租賃費中。如有特殊要求，可咨詢專業會議服務商。

（4） ，其他支持成本-這些支持通常包括活動策劃和印刷、禮儀、秘書服務、交通和倉儲、娛樂和醫療、媒體、公共關系等。根據這些支持的臨時性質，如果會議組織者單獨尋找這些行業支持，成本可能高于市場價格。如果由專業會議服務商代理，將獲得相對低廉的價格和專業的服務支持。

對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化要求，并另行簽訂服務協議。

住宿費應該很清楚——值得注意的是，住宿費中有些是全價，有些還需要額外的政府稅收。對于會議，住宿可能是主要費用之一。尋找專業的展覽服務商通?？梢垣@得更好的折扣。

正常的住宿費不僅與酒店星級標準、房間類型等因素有關，還與客房內的開放式服務項目有關，如是否進行長途通訊、洗漱換洗、迷你吧飲品、一次性換衣、上網等，客房內水果供應及其他服務是否開放。會議組織者應明確酒店應關閉或開放的服務項目和范圍。

會議的餐飲費用可以是簡單的，也可以是復雜的，這取決于會議的議程和目的。

早餐一般都是自助餐，當然也可以圍著桌子吃飯，費用是根據人數來計算的（但考慮到會議就餐的特殊性和原材料的準備，估計吃飯人數與實際吃飯人數不應相差15%，或者餐廳有理由拒絕按實際就餐人數結算——而是按預定人數收費）

中餐和午餐基本上屬于晚餐，可以采取數字預算-自助餐、桌子預算-圓桌的形式。如果主人希望飲料由自己購買而不是由餐廳提供，餐廳可能會收取一定的服務費。

一般來說，如果在一家高星級酒店的餐廳用餐，餐廳拒絕讓主人帶飲料出來消費。如果餐館能把飲料拿出來消費，通常需要收取服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，一般在基本消費水平上加收15%的服務費。

這筆費用基本上是按人數編列預算的，預算中可以提出不同時期茶歇的飲食搭配。主辦方告知茶歇的價格通常包括服務人員的費用。如果組織者需要非程序***，則可能需要額外的預算。一般來說，茶歇的類型可以分為西式和中式。西式主要有咖啡、紅茶、西式點心和水果，中式主要有開水、綠茶或花茶、果茶、水果、咖啡、水果和點心。

事實上，一個政黨的預算可能比一個政黨的復雜。只要制定好膳食標準和規模，預算就容易計算。不過，招待會/舞會的預算旨在支持場地和項目，可能需要很長時間來確認：

視聽設備的成本通常可以忽略不計，除非是在室外進行。如果為了公關效果必須在戶外進行，那么視聽設備的預算就比較復雜，包括：

●設備的運輸、安裝、調試及控制技術人員的支持費用，可委托給展覽服務商

●音源-主要用于背景音樂和娛樂音樂。主辦單位可以攜帶或者委托代理人

通常，項目可以根據會議次數進行選擇和計算——預算金額通常與表演難度和參與者人數呈正相關。如果在合適的地方有固定的演出，預算很簡單，而且與觀看演出的人數呈正相關——除了特別或私人演出。

雜費，是指展覽過程中的一些臨時安排所發生的費用，包括印刷、臨時運輸和裝卸、紀念品、模型和禮儀服務、臨時道具、傳真和其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯和導游、臨時商務用車、外匯等雜費的預算很難計劃，而不可預見的費用通?？梢宰鳛橐环N策略加到會議預算中。

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袁帥，會展業信息化和數字化領域專家，PMP項目經理，網絡營銷，搜索引擎營銷運營背景，數據分析師，中國電子商務專業經理，CEAC國家信息化計算機教育認證：網絡營銷，掃描電鏡搜索引擎營銷，SEO工程師?，F任成都新匯友科技有限公司聯合創始人兼執行董事，新社交交流平臺聯合創始人兼首席營銷顧問，微匯東平臺創始人兼首席營銷顧問，成都宏宇互動科技有限公司業務合伙人。，TAs區塊鏈跟蹤項目的市場合作伙伴。O2O活動場景雙線閉環數字運營綜合服務解決方案和活動場景數字信息運營綜合解決方案實施方案發起人、微社會服務社區發起人。