什么是活動規(guī)劃和組織的免費和有用的必要工具？ - 成都活動策劃公司

組織一項活動，需要計劃組之間的協(xié)作配合，組織者和參與者之間的溝通，會前的精心準備，會議期間的密切配合，會后的精心復(fù)會。所有這些工作都可以通過簡單易用的高效工具來實現(xiàn)。

活動團隊可以使用團隊協(xié)作工具來協(xié)調(diào)整個活動。很多這樣的工具，比如企業(yè)微信、釘子戶、合作伙伴協(xié)作等，都可以免費使用；當(dāng)然，也有一些付費的工具，比如團隊商務(wù)、工作瓷磚等，但是對于一般的活動準備，免費的工具就足夠了。

我們可以把整個活動看作一個項目來操作，所以我們可以通過在企業(yè)的微版本合作伙伴中設(shè)置項目來安排工作任務(wù)。該工具允許多達15人的團隊免費使用它，添加活動項目團隊的所有成員，然后為他們安排任務(wù)。

合作伙伴項目和任務(wù)管理可以使用任務(wù)看板來動態(tài)反映任務(wù)進度，并通過改變?nèi)蝿?wù)分組來反映整個項目進度。另外，使用合作伙伴的好處是，每項任務(wù)都可以有一個具體的負責(zé)人來安排，每項任務(wù)都可以分為若干個子任務(wù)，這樣每個任務(wù)成員都可以自己負責(zé)，防止職責(zé)不清、編人數(shù)。

這時，可能需要用到一些思維導(dǎo)圖工具，比如比較常見的XMIND，當(dāng)然也有很多免費工具，比如百度腦圖，它可以直接作為網(wǎng)頁版本使用，功能齊全，界面美觀，內(nèi)容操作方便，直接云存儲，也比較方便。

這一階段基本上是使用傳統(tǒng)的辦公軟件，最常用的是三劍客：word、Excel、PPT，使用哪一個和如何使用，這里就不贅述了。不過，我想強調(diào)的是，無論是office還是WPS，最好不要使用舊版本，比如office2003和更早的版本，最好是付費使用，至少要獲得激活授權(quán)，否則使用在線破解版，或者免費版，到處都是輕活動策劃，重電腦中毒，這不值得失去。

不管是海報還是復(fù)制品，都需要精心設(shè)計。如果有設(shè)計師，Adobe應(yīng)該直接使用什么。如果沒有，你必須自己來。如果你對自己的設(shè)計技巧有信心，你可以繼續(xù)放手。如果不確定，可以使用現(xiàn)有的材質(zhì)庫進行必要的修改。優(yōu)點是門檻低，站在巨人的肩膀上，結(jié)果不會差很多。還有版權(quán)問題，不管是圖片還是字體。為了避免麻煩，盡量選擇原版或免費版本，或者有錢直接購買所需資源，避免不必要的法律糾紛。

以下是一些參考資料：

一般來說，現(xiàn)在組織活動最常用的工具是微信群。通知、登記、報到、統(tǒng)計、投票、意見征集等均通過微信群實現(xiàn)。但由于微信本身功能簡單，很難實現(xiàn)這些功能，運營經(jīng)驗也很差。對于組織者來說，繁重的統(tǒng)計工作是一場噩夢。

因此，有必要選擇合適的小程序來解決這個問題，“龍經(jīng)理”是個不錯的選擇（在微信上搜索“龍經(jīng)理”小程序）。這個小程序可以使通知、活動登記、信息收集和填寫表格更加有章可循，方便快捷。程序自動統(tǒng)計參與者填寫的數(shù)據(jù)。連接順序一目了然。登記信息填寫表的數(shù)據(jù)自動匯總，甚至可以一鍵導(dǎo)出到excel表格。

同樣重要的是，這個應(yīng)用程序是完全免費的。

活動結(jié)束后，您可以根據(jù)潔龍管家的統(tǒng)計信息和參與者的實際情況，分析活動的效果。例如，實際參與人數(shù)和申請人數(shù)、活動轉(zhuǎn)化率（如達成購買意向或產(chǎn)生實際交易）、參與決策人數(shù)、征求意見表決、反饋意見和建議后，達到或超過預(yù)期目標

此外，活動組織的每個環(huán)節(jié)都可以通過合作伙伴的項目管理進行分析，比如哪些任務(wù)是過期的，哪些任務(wù)是提前完成的，哪些任務(wù)是快速完成的，但是根據(jù)每個人的任務(wù)完成情況質(zhì)量不高，找出其中的亮點和不足之處，為今后的活動提供經(jīng)驗教訓(xùn)。