活動策劃會議議程的方法「紅星」 - 成都活動策劃公司

「活動策劃會議議程的方法如下」
1）商定會議時間
選擇在恰當?shù)臅r間集會，安排好合適的會議時間，不僅可以體現(xiàn)出組織者的會議意圖，同時更能夠提高整個會議的效率。因此會議策劃在會議召開時間的選擇、開會時間的長短方面上是會議策劃必須考慮的重要因素，需經(jīng)過會議多部門、多方面商量、協(xié)調后方能確定。一般確定會議召開時間要考慮以下要素：
（1）是否適合會議組織人員完成全部準備工作。由于會議的組織者是整個會議的關鍵人物，因此活動策劃人員在確定會議時間時，必須保證會議的組織者有充分的時間做好開會前的各項準備工作。
（2）是否方便與會人員（尤其是會議的核心人物）參加出席。每一次會議的召開都有其要求必須到會的核心人物，而且只有其他與會者積極參加，才能使會議的目標最終得以順利實現(xiàn)。會議活動如果該出席的領導不能前來出席，該參與的會員又因這因那而缺三拉四不到會，那這樣的會議恐怕只有改期再開了！否則人數(shù)不足，開了也只能達成一些無效的共識和決議。因此會議策劃人員在會議召開時間方面，應盡量和與會人員進行協(xié)調，以確保更多的人能來參加。

（3）會議召開期間的自然因素。例如一些在公共場所舉辦的露天活動和集會，就要充分考慮到當?shù)丶竟?jié)氣候的變化和具體當天的天氣變化等因素。組織者應盡量避免在氣候多變的季節(jié)和地區(qū)集會，因為這不僅增加了組織會議的難度，同時也會影響與會者的出席和參加會議的情緒。
2）確定會期的長短
會期是指整個會議所需要的時間的長短。會期主要根據(jù)會議議程的多少而定，分半天、一天、三天、五天不等。
“會期適中”是指會期安排能夠滿足完成所有議程的要求，不拖沓也不緊張；其次還指每次集會應有時間限制，最佳的時間范圍是在2個小時內(nèi)，若超過這個時限，應安排會間休息。一般需要根據(jù)以下要素來決定會期的長短。
一是看會議里面的議題有多少。議題較多時，會期安排長些；議題較少時，會期安排短些。特殊會議除外。一般一次會議的議題應當安排適宜，以確保與會人員能夠充分討論和發(fā)表意見，同時也確保能夠高效率地利用時間解決問題。活動策劃人員安排會議的議題有如下技巧。
▲一個主要議題和一兩個小議題搭配安排。將相同性質的議題同時提交一次會議討論。
▲適當準備一些后備議題，以便在會議進展順利、時間充裕的情況下供會議進一步討論。
二是看議程的簡繁。不同性質的會議有不同的會議程序。議程的繁簡也會影響會期的長短，必須納入考慮范圍。
三是考慮松緊適度。會議議程和日程不宜安排得過密過緊，但也不要拖沓散浸，同時還要注意預留一點時間，以應對臨時狀況或特殊情況。
活動策劃公司在與客戶商定了會議時間又確定了會期長短后，大會的組織者才便于安排落實具體的會議日程，同時也便于在會議通知中寫明，使與會人員能有計劃地安排、協(xié)調好其間的工作。