會議活動策劃：如何做好會前籌備？【成都】

在會議活動策劃的工作中如何做好會前的籌備？
（一）會議總體方案制訂
會議活動策劃方案一般由以下內容組成：會議名稱、背景（導入）、宗旨（指導思想）、議題（主題與專題）、議程（時間、地點、流程），組織機構（舉辦單位、大體分工），與會人員（規模、代表構成），經費預算（支出項目、來源）、宣傳安排（會前、會中、會后），會場布置、會議成果運用、會務進度安排、其他事項說明（主講嘉賓簡介、特邀領導介紹、會議場地要求等）。
（二）會務公司的選擇與人員配備
會議一般設會務領導小組，領導小組成員由會議舉辦單位領導掛名，便于進行動員、組織、協調和監督。下設若干會務工作小組，各工作小組的設置及分工根據會議的規模大小、規格高低、時間長短及內容安排來確定。通常500人以上的會議，可設秘書、聯絡、宣傳、保衛、內務、外勤、后勤服務等工作小組，每小組配備工作人員4-7名（工作人員的總數，一般可比照會議參會代表人數，并兼顧工作效率，按4%~7%的比例配置）；200 ~500人的會議，可設秘書（材料、宣傳），內務（報到、后勤服務），外勤（聯絡、接待、保衛）等工作小組，每小組配備工作人員3~9名（工作人員可按參會代表總數5%~8%的比例配置，代表人數遞增，工作人員的配備比例遞減）；50 ~200人的會議，可設秘書、會務兩個工作小組，每小組配備工作人員2-8名（工作人員總數可按參會代表人數6%~9%的比例配置，代表人數遞減，工作人員的配備比例遞增）。各工作小組的工作量相對飽和，組與組之間分工明晰、權責匹配、信息對稱、運轉同步、相互補位、無縫銜接。

（三）會務工作進度安排
為了有條不紊地推進工作，必須編制進度安排表，對所有會務工作進行規劃、統籌、部署，也便于領導掌握、控制和監督。
（1）會議前的3-4個月內（國際會議為會前的7~10個月內），制訂會議方案并報有關部門和領導審批。
（2）會議前的2-3個月內（國際會議為會前的6~9個月內），初定會議時間及地點，并發出征集會議發言、交流材料（或論文）的函。
（3）會議前的1個半月~2個月內（國際會議為會前的4-6個月內），邀請、聯系、明確出席會議的主講嘉賓
（4）會議前的1個半月~2個月內（國際會議為會前的4-6個月內），確定會議主辦、承辦、協辦或支持單位，并按勤儉辦會的原則落實經費來源。
（5）會議前的1個半月~2個月內（國際會議為會前的4-6個月內），成立會議領導小組與各會務工作小組，并酌情召開新聞發布會（會議預告）及會議籌備工作動員會
（6）會議前的1個月~1個半月內（國際會議為會前的3 ~5個月內），確定好會議活動的日期，并向有關領導發出出席會議的邀請函（請示）
（7）會議前的20日~1個月內（國際會議為會前的1-2個月內），確定好會議活動的相關議程，并正式向有關單位和個人發出會議通知
（8）會議前的10~15日內（國際會議為會前的15日~1個月內），落實出席會議的領導、嘉賓及新聞媒體記者，并制訂相應的接待方案及應急預案
（9）會議前的4~7日內，匯編會議資料（可將發言稿、講義、論文集或參考材料等，刻錄成光盤），制作會議手冊（可另行制作記者采訪手冊），基本完成會議報到各項準備工作。
（10）會議前的1日內（國際會議為會前的1-2日內），接受與會代表報到，并對會前所有工作查漏補缺。
（11）會議期間，會議領導小組與會務各工作小組各就各位，做好服務
（12）會議后5~8日內，對會議進行總結（會議成果總結、會務工作總結），并形成會議總結材料，上報有關部門及領導。