如何做好會(huì)議接待

　　現(xiàn)在企業(yè)經(jīng)常要召開各種各樣的會(huì)議，有企業(yè)內(nèi)部會(huì)議，也有企業(yè)外部會(huì)議;有定期的例會(huì)，也有不定期的臨時(shí)性會(huì)議。作為企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議，主要有股東大會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理會(huì)議和一些業(yè)務(wù)會(huì)等等。企業(yè)外部的會(huì)議也很多，如行業(yè)開發(fā)戰(zhàn)略研討會(huì)、聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品討論會(huì)等等。會(huì)議的籌備工作屬于秘書的職責(zé)范圍。如上所述這些會(huì)議，出席的人員都比較多，而且會(huì)議日程要安排得比較緊湊，因此，要保證會(huì)議善始善終，收到預(yù)期的效果，31會(huì)議網(wǎng)建議您要做好以下會(huì)務(wù)準(zhǔn)備。

　　1、?籌備會(huì)議

　　秘書在籌備會(huì)議的時(shí)候，要對會(huì)議的一些關(guān)鍵地方作慎密的安排，設(shè)想可能出現(xiàn)的問題，以及補(bǔ)救的措施。在籌備會(huì)議的過程中，最可怕的是以下兩種態(tài)度：一是掉以輕心，“上次開會(huì)就是在這里開的，沒什么問題，這次大概也不會(huì)出什么問題……”所以，在開會(huì)之前，根本沒有想到要去檢查一下麥克風(fēng)、投影儀等這類會(huì)議的關(guān)鍵設(shè)備是否完好;如果老是這樣，非捅出漏子不可!要是捅了婁子，董事長、總經(jīng)理和其他領(lǐng)導(dǎo)都在場，這個(gè)板子打下來，誰也受不了!另一種態(tài)度是將就湊合：“時(shí)間來不及了，干脆就用上次會(huì)議的代表證好了……”如果秘書在籌備會(huì)議過程有這兩種作風(fēng)，哪怕是其中的任何一種，會(huì)議非出漏洞不可，出了問題，就是秘書的失職。當(dāng)然，有些偶然的事故不是秘書能預(yù)料到的，但是，秘書作為會(huì)議的籌備者，要盡量減少各種事故，至少在主觀上不能采取掉以輕心和將就湊合的態(tài)度。秘書一旦接受會(huì)議籌備的任務(wù)，首先就要把握會(huì)議的內(nèi)容、主題和形式，并著手準(zhǔn)備以下幾項(xiàng)工作：

　　確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)

　　確定會(huì)議的參加人選

　　草擬會(huì)議日程表

　　起草會(huì)議通知

　　準(zhǔn)備會(huì)議資料和各種會(huì)議用具

　　2、籌備會(huì)議的步驟

　　公司的司務(wù)會(huì)、每周一的業(yè)務(wù)會(huì)等定期的例行會(huì)議，由于參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間基本上是固定的，所以這種例行會(huì)議的日程安排、會(huì)議用具、簽到表也是固定的，因此，對于一般的秘書來說，這種會(huì)議的籌備工作并不是很難。

　　但是，如果是公司內(nèi)部召開的臨時(shí)會(huì)議，或者是公司在外租借場地召開的會(huì)議(如新產(chǎn)品發(fā)布會(huì))，會(huì)議的籌備工作就有一定的難度。所以，有經(jīng)驗(yàn)的秘書都有這樣的體會(huì)：會(huì)議能否收到預(yù)期的效果，關(guān)鍵在于會(huì)前的籌備工作。會(huì)議的籌備工作做得如何，可以看出一個(gè)秘書工作能力的大小。下面以公司租借場地為例，具體說明籌備會(huì)議的步驟：

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