請求公司會議流程方案

會議流程一般如下：第一、確定會議主題第二、確定會議具體內容第三、確定參會人員第四、確定會議時間第五、確定會議地點我們要按照會議人數和時間，安排會議室，既要滿足大小需求，又不能和其他活動沖突。第六、下發會議通知將以上內容按照通知撰寫格式，就可以寫成一個會議通知了。當然會議通知還要加上一些要求和說明，例如關于請假或者關于著裝等。第七、會前準備按照時間，準備各項會議材料，包括安排人員撰寫、印刷。確定參會人員的行程，是否能夠按時到會。準備桌簽，安排桌次，并形成會議指南。擺放茶水、紙筆等。第八、召開會議會議一般由主持人主持，按照秩序發言，討論，記錄員做好記錄。注意提前準備好主持詞，并擺放到位。辦好一個會議的基本流程第九、結束會議會議結束后，要回收相關資料，恢復會議室，結算費用，并由相關人員形成會議紀要，安排工作跟蹤。整個會議結束。

　　商務會議流程　　一、溝通準備：　　就主辦單位的總體構思和細節要求進行認真溝通，全方位考慮，按時做出2種以上合適的方案供選擇。　　二、會議策劃：　　根據主辦單位的會議要求，提供會議所選酒店情況、用餐地點、會場布置、交通工具、會務接待、設備租賃、考察線路等詳細描述。并對方案進一步溝通，進行可行性分析，力求達到主辦單位的預期效果。　　三、實地考察：　　根據需要安排主辦單位相關人員進行實地考察，對會議酒店、會議場地、接待流程、其他事項等進行考察商榷，對方案中的不完善部分進行補充和調整，確認彼此的分工。　　四、合作確認：　　雙方對方案和流程彼此都無疑義，按照約定簽訂合作協議，以書面的形式確認雙方的責任、權利和義務。　　五、協議執行：　　協議簽訂后雙方嚴格按照約定執行，保證會議各項工作的順利進行。在協議簽訂后，如果主辦單位需要增加協議之外的服務視為協議的補充，需要再補簽協議，補簽協議是對原協議的擴展，都是有效協議，補充協議也是有效的結算憑據。　　六、會議結算：　　會議結束后，承辦方財務將會議的相關單據分類、自審，做出明細賬目交主辦單位的負責人及財務審核確認，按照協議約定結清款項。　　商務會議策劃　　一、會場預約　　我們將根據你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據會議的級別,為您選擇會議舉辦地;我們將根據會議對周邊環境的要求，為您確定具體舉辦地點;我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前為您預約。　　二、負責會場的布局，設備安裝調試　　我們將根據會議的具體情況，為您設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節；我們將根據您的需要，為您提供會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；我們將根據您的需要，提前為您調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。　　三、印刷材料的設計制作　　我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務;我們將根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產以及印刷;我們將根據您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置。　　四、參會者的接送　　我們將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。　　五、參會者的餐飲　　我們將根據參會人員的喜好，為您預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等;我們將根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，為您推薦不同的用餐地點。　　六、參會者業余時間的安排　　我們將根據參會人員的喜好，為您設計不同的休閑方式;我們可以為您設計專門的旅游線路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設施，供你選擇。　　商務會議方案　　根據參加會議的人數不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。　　首先是會議的籌備工作。　　●根據會議規模，確定接待規格。　　●發放會議通知和會議日程。　　會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。　　會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。　　●選擇會場。　　選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準：　　第一：大小要適中。會場太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺；會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”　　第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。　　第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。　　第四：要有停車場。現代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。　　●會場的布置。　　會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。　　一般大型的會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統一。　　坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：　　①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。　　②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。　　③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。　　●準備會議資料。　　會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發言準備。　　會議前的接待禮儀。　　●會前檢查。　　這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。　　●提前進入接待崗位。　　接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。　　①簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。　　②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。　　③接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。　　會議中的服務禮儀　　會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。　　●倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規范。杯蓋的內口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。　　●其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。如，會議進行第一項：全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領導頒發給受獎者。為使會場上的活動有條不紊，必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現混亂。　　如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉告他。如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知，避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。　　●做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。　　會后服務　　會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。　　●組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。　　●送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。　　●清理會議文件 ①根據保密原則，回收有關文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結