大型會(huì)議策劃場地如何布置，需要注意哪些問題？ - 成都文化

活動(dòng)策劃公司在布置會(huì)議場地的時(shí)候一定要切合會(huì)議主題，這樣才能夠不偏離會(huì)議舉行的主題，不管是在音樂風(fēng)格的選擇上，還是在放置會(huì)議桌子的類型方面都必須要有一個(gè)比較清晰的要求才行。今天成都活動(dòng)公司就來分享一下大型會(huì)議活動(dòng)策劃的場地如何布置？應(yīng)該注意什么？

大型會(huì)議活動(dòng)策劃的場地如何布置

1、主題

在布置的時(shí)候最主要的就是要切題，要符合會(huì)議的主題，在布置會(huì)議場地的時(shí)候千萬不可以想什么做什么，更加不可以天馬行空，而是要根據(jù)主辦方他們的要求，會(huì)議舉行的性質(zhì)等等各個(gè)方面進(jìn)行布置，這樣才能夠突出這一次會(huì)議的宗旨以及目的，舉個(gè)例子，如果要舉行度假型的會(huì)議可以在游艇上舉行，整個(gè)會(huì)議場地的風(fēng)格可以設(shè)置的非常的個(gè)性，輕松化。這都是會(huì)議公司在進(jìn)行策劃的時(shí)候應(yīng)該提前制定好的。

2、正規(guī)

雖然參加會(huì)議的人他們不會(huì)對(duì)會(huì)議現(xiàn)場的布置有什么特殊的喜好，但是他們?cè)谶M(jìn)入會(huì)場的那一個(gè)瞬間腦子里面就會(huì)有一個(gè)非常直觀的心理感受，所以我們最好要讓會(huì)議現(xiàn)場變得比較整潔有序，這才能顯示出會(huì)議的正規(guī)性。

3、樸素

會(huì)議主辦者一般比較關(guān)心看重的是會(huì)議的效果，說實(shí)話如果要會(huì)議主辦者從返繁華的會(huì)議場地以及舒適的會(huì)議環(huán)境進(jìn)行選擇的話，基本上大部分的主辦者都會(huì)選擇舒適的會(huì)議環(huán)境，而且主辦者更加關(guān)心的是會(huì)議公司在設(shè)置場地的時(shí)候所需要使用的花費(fèi)，最好是能夠用最經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的方法達(dá)成他們的想法，所以在進(jìn)行會(huì)議場地布置的時(shí)候盡量做到樸素。

舉行大型會(huì)議活動(dòng)策劃需要注意什么？

1、考慮好開場時(shí)間

如果是內(nèi)部活動(dòng)，與會(huì)者也許就在現(xiàn)場上班，那么開場時(shí)間就很靈活了。但是，如果他們都是9點(diǎn)鐘上班，10點(diǎn)種再開始活動(dòng)就不是很合適了。因?yàn)樗麄兒芸赡芤瞻l(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來參加會(huì)議的話，活動(dòng)開場時(shí)間就不宜過早。因?yàn)槿羰窃诟叻迤谮s路，他們就得承擔(dān)較高的路費(fèi)，或在路上浪費(fèi)很多時(shí)間。那么就做折衷安排，11點(diǎn)開始，12點(diǎn)半午餐，1點(diǎn)半到3點(diǎn)鐘開會(huì)。

2、可以考慮以午宴作為開始

如果在下午舉辦活動(dòng)是個(gè)不錯(cuò)的選擇，可以以自選午餐作為活動(dòng)的開始，這樣就可以使多數(shù)與會(huì)者在活動(dòng)開始時(shí)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。這樣做的不足是很難準(zhǔn)確預(yù)測按時(shí)參加午宴的人數(shù)，所以配備多少食物也是個(gè)難題。

3、不要取消晚上的活動(dòng)

是否取消晚上的活動(dòng)是值得做個(gè)市場調(diào)查的。這樣就可以看看有多少潛在的會(huì)議代表認(rèn)為這種晚上進(jìn)行的半天會(huì)議是完全可以接受的。例如，忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點(diǎn)過來參加這個(gè)活動(dòng)。注意不要忽略有家庭責(zé)任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時(shí)，晚上也更容易找到合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室，它們空著也是空著，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會(huì)直接從工作的地方趕來參加活動(dòng)，安排些茶點(diǎn)也是很合情理的。

4、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎

尤其是有些人也許要趕幾個(gè)小時(shí)路去參加一次半天活動(dòng)，或是從那里返回。如果不能達(dá)到他們的預(yù)期效果，他們會(huì)非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標(biāo)聽眾、合作組織，以及活動(dòng)既定效果等等。您可以參考本書中關(guān)于組織大型會(huì)議中專題討論會(huì)部分的詳細(xì)建議，并以此來調(diào)整自己活動(dòng)的基本理念、效果以及時(shí)間。

5、可以考慮再舉辦一次這樣的活動(dòng)

有時(shí)舉辦2至3次半天活動(dòng)是很值得的。您可以在同一天的不同時(shí)段、一周的不同時(shí)間舉辦活動(dòng)，也可以在不同的會(huì)場舉辦活動(dòng)。這樣，潛在的與會(huì)者就可以任意選擇了。但這樣的活動(dòng)常常不會(huì)有主題演講——幾乎沒有人愿意把同樣的演講重復(fù)好幾次。但是宣傳活動(dòng)就不同了，主辦人會(huì)發(fā)現(xiàn)重復(fù)舉辦活動(dòng)會(huì)吸引更多的目標(biāo)聽眾。

6、謹(jǐn)慎起草章程大綱

您當(dāng)然理想化地希望會(huì)議開始時(shí)，會(huì)議代表就到齊了所以會(huì)議開始時(shí)應(yīng)當(dāng)安排些看似相當(dāng)重要的內(nèi)容。然而，即使是時(shí)間很短的活動(dòng)，也常會(huì)有代表遲到。所以最好在正式開始活動(dòng)15分鐘后再安排最重要的活動(dòng)內(nèi)容。這樣大家就可能都到齊了，不會(huì)遺漏掉重要事項(xiàng)。