大型周年慶活動組織和管理的一些具體方法和技巧 - 成都文化

一個大公司如果想舉辦一場周年慶活動，成都活動策劃公司表示，在舉辦之前不但要做一份詳細的策劃案，還需要做好周全的籌備工作，那到底該怎么做呢，下面公關策劃人根據自己的工作經驗和教訓，簡要談談大型周年慶活動組織和管理的一些具體方法和技巧。

大型周年慶活動策劃：前期計劃

根據項目管理學的理論，大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協調活動。具有鮮明的目的性、周密的計劃性、廣泛的社會傳播性、嚴密的操作性和經濟社會效益性。

要保證大型活動的完美實施，前期周密的計劃是不可或缺的重要保證。新報社在舉辦時尚文化節前，對整個活動的計劃進行了反反復復的論證，大到活動經費的籌集，小到舞臺裝修需要多少盒圖釘都進行了仔細的研究，最終確立了一個完備的策劃案。當初有很多同志認為反復的論證有些多余，認為是紙上談兵，應該邊著手邊完善，不要在冗長的會議中浪費時間和空談。現在看來，歷時10天，演出上百場次，觀眾多達數萬人的時尚文化節圓滿舉辦，沒有出現任何意外情況，正是得益于前期充分的計劃和準備。而具體來說，在活動策劃之初，以下幾點需要重點考慮：

1、提出活動設想，明確活動性質、目的和任務。

2、根據活動的設想，提出活動的初步計劃，初步擬定活動的內容、規模大小，初步確定活動的地點和參加人數。

3、根據初步活動的計劃選擇活動的地點，并根據場所現實條件，決定場所布置。

4、根據初步活動計劃，初步確定參加活動的人選及選擇方法。

5、考慮所需輔助人員的人數及來源。

6、在確定以上各項內容之后，根據活動場所布置要求、活動內容的安排、活動規模的大小、活動時間的長短和參與活動人數的多寡，作出較為詳盡的活動經費預算。

7、對初步活動的計劃方案進行充分論證、修改，制定出最終的活動方案和活動計劃，寫出活動計劃書。計劃書的內容具體包括：活動的性質、目的和任務，活動規模大小和參與活動的人數，活動的舉辦日期、內容、時間和程序的安排，活動的地點和現場布置，活動的后勤輔助人員計劃選擇及安排，活動主持人選、禮儀，活動經費預算及分配，活動的交通及食宿安排等。

大型周年慶活動策劃：活動籌備

大型活動的舉辦涉及面廣，需要準備的物資和事項繁多，活動的籌備工作難度大，是整個活動成功與否的一大關鍵。首屆貴州時尚文化節的核心內容是16個項目的時尚大賽和一臺時尚文藝晚會，其中16個項目賽對場地、道具以及燈光音響的要求各有不同，很多項目的比賽如攀巖、網球、自行車攀爬等還要求專業的場地和道具，為此，整個活動的籌備工作牽涉面非常廣，需要聯系和準備的事項非常多。考慮到自身經驗不足，我們前期籌備工作適當放寬了時限，花了近1個月時間去聯系場館、準備道具、聘請禮儀和制作舞臺背景。事后總結經驗，將活動籌備的重點事項和程序進行了歸納，以便以后按圖索驥，有備無患：

大型周年慶活動策劃：辦理審批手續

這是很多媒體活動組織者容易忽視的問題，我們舉辦時尚大賽開始也沒有考慮到活動需要有關部門的審批，一度被相關部門問責，差點陷入僵局，所幸報社總編輯及時出面干預，危機公關，才得以順利開展。

根據《中華人民共和國行政許可法》規定，公民、法人或者其他組織從事特定活動，依法需要取得行政許可的，應當向行政機關提出申請，活動策劃，待取得相關部門批準后方可實施。對于媒體舉辦的常見大型活動，需要報批的主要有文化廳(局)、體育局、公安、消防和環衛四個部門，其他的申報行政機關也有可能出現，但通常機會比較少。具體來說，在辦理活動審批手續過程中，特別要注意的是需要準備活動場所的平面示意圖以及《活動安全保衛工作方案》。根據經驗，我們在舉辦活動之前一定要多方考慮，多方咨詢，特別是活動中有特殊內容時一定要預先征得相關部門的同意，以免出現不必要的麻煩。