成都大型會議活動要注意的8大要素 - 成都文化

盡管溝通的技術手段日趨先進，但公司與顧客的面對面交流還是不可替代的。要讓顧客了解公司的產品和服務，最理想的方式莫過于為現有顧客和潛在顧客舉辦顧客會議。成功企業相當重視顧客會議。比如，戴爾電腦公司成立了全球客戶咨詢委員會（CAC），并于今年3月在中國召開了第二次顧客會議。通過舉辦顧客會議，聽取顧客的直接反饋，企業就能夠以更好的產品、技術和服務，來更好地滿足顧客需求。

在語音郵件、互聯網及電子商務盛行的時代，人際交流被賦予了更加重要的意義。企業意識到員工人際交往能力的差異決定了顧客關系的好壞，對關系管理又重拾興趣。還有什么方法比精心策劃的顧客會議更能培養公司與核心或者潛在顧客間的關系呢？

奈斯比特（John Naisbitt）在其著作《大趨勢》（Megatrends）一書中指出，在高科技與人際高度接觸之間有一個天然的平衡；采用的技術手段越高超，開展的會議就越多，而對專業會議的需求也會增加。

凱悅酒店（Hyatt Hotels）前任董事長萊昂納德(Darryl Hartley-Leonard)也認為，更多更好的技術不僅不會削弱，反而會增強人們對社會活動的需求。“盡管顧客借助技術手段，可以‘虛擬地’接觸到新產品，但他們還是希望參加一些產品推介活動。”萊昂納德說，“在優秀銷售員的鼓動之下，顧客們會怎么辦？再跟其他經銷商的說法相比照嗎？還是親自感受并比較一下產品？”

甚至微軟的前CEO蓋茨也對顧客會議的概念產生興趣，并親自舉辦了一次。之后，他的一個高級經理人告知《華爾街日報》，“交談依然是迄今為止最高效的營造人際關系的途徑。人與人的面對面接觸仍舊大有裨益。”

顧客會議不可替代

面對面的接觸是永遠不可能被取代的。舉例來說，國際會議行業協會（MPI）的從業人員培訓會議雖然近幾年采用的技術手段越來越先進，但仍不失為一個與會人員高度接觸的會議。在這次會議上，部分會議的網絡實況轉播成為了亮點。但是，與會者之間的溝通、交往和學習卻是難以通過網絡傳播來替代的。

顧客會議不僅是讓顧客了解公司產品或服務的理想方法，還是培養顧客忠誠的一種好方式。銷售領域有這樣一條公理：獲得一個新顧客所需要的成本，是保持一個已有顧客的成本的10倍。通過顧客會議，你能讓顧客感覺到他們是受到重視的。如果執行得好，顧客會議能為你提供傾聽顧客抱怨與建議的良機。這樣的聚會能使顧客感受到，有人在傾聽他們、理解他們，他們的意見得到了反饋。

顧客會議將教育、娛樂、社交和關系管理融為一體，并濃縮成一次簡短的聚會。一個成功的顧客會議包括每天至少四小時的見面會或討論會，午后的休閑活動（比如打高爾夫球或者旅游觀光），以及晚間聚餐和文娛活動。會議主辦方的目標是鞏固與最佳顧客的關系，并與潛在顧客建立起聯系。

高級經理人很少被邀請參加顧客會議，除非他們直接負責某項與討論主題相關的工作。有時會議的主題是新產品發布。針對投資銀行家的顧客會議通常以"路演"的方式舉行，內容包括業務推介和社交招待會。

顧客會議三個關鍵問題

吸引與會人員。顧客會議與公司命令式會議不同，與會者不是被命令、而是被說服而來。因此讓會議充滿吸引力非常重要。與會者希望能滿載而歸，收獲他們欠缺的新技術或有價值的知識。

實現企業目標。仔細地、反復地審核會議內容，以確保會議的確促進了組織目標的實現。會議應能支撐起組織的商業目標，并向顧客傳遞清晰的信息。

固守道德標準。當雇員被邀請參加任何由供應商舉辦的活動時，他們所在的公司都希望他們并非是去花天酒地。與會必須要具備正當的商業理由。一些公司要求員工遞交一份計劃書，闡明參加會議的原因。比如養老基金或其他大型信托基金的基金經理們必須說明與會的業務理由，比方說，我要參加的是一家大投資銀行發起的顧客會議。

要成功舉辦顧客會議，你必須把握以下八大要點。

簡潔性。顧客更樂于接受一個為期兩至三天的會議邀請，而不情愿在一個長達一周的與會人員名單上簽名。

趣味性。你的公司應該突出展示某種具煽動性的產品或服務。“必須要有真正適合商業團體需要的信息，”會議服務公司Conference Track公司的董事長沙利文（Kevin O'Sullivan）說。

便利性。預訂會議場所之前，與盡可能多的顧客商榷好時間。還要確保屆時同行業內沒有大型的貿易會展與你的顧客會議相沖突。

吸引力。在發出邀請函之前，通過直郵的方式激發顧客對會議的興趣。或者以公關造勢－有關公司及產品的新聞報道會讓顧客會議更具吸引力。

廣撒網，多邀請。大多數成功的公司都備有一個詳盡的數據庫，里面存儲了大量現有顧客和潛在顧客的相關信息。就用這個數據庫來制訂邀請名單。大顧客通常易于保持聯系，但很多小顧客卻會在不經意中失去蹤影。務必要邀請那些小顧客參加會議，并注意保持顧客比例的平衡問題。發出邀請函后，還要讓銷售人員繼續跟進。

顧客比例適中。理想情況是，與會者包含80%的現有顧客和20%的潛在顧客。那些與你正有商務往來的顧客會把你的產品或服務推薦給那些你尚不熟識的人。請努力維持與會人員合理的比例。“如果會議全部是現有顧客，”沙利文說，“你就失去了以一種自然的方式發展新業務的大好機會，即和愉悅的顧客結成緊密的關系。”

確定是自行主辦還是外包給專業公司。如果你決定交給會議策劃公司來辦理，就要保證該公司是顧客會議領域的專家。可以觀察一下它的顧客以及會議記錄。此外，你必須清楚地闡明你需要它為你做哪些事情。

讓公司高層參與會議。成功的會議必須具備強有力的“關系管理”。如果有200個顧客及潛在顧客參會，就得派至少15個高層經理和大約50到100個基層經理出席。確保他們都知道做殷勤的主人是多么重要，這樣他們才會融入客人中，而不是總和自己人一起。