大型展會活動策劃的注意事項與工作流程 - 成都文化

一般企業會議、會展,都會考慮請專業的會議會展策劃公司，或者是活動策劃公司來完成，因為會議會展策劃是一項非常系統、繁雜而重要的項目。當會展公司或者活動策劃公司在接到任務后，首要的任務就是進行會展策劃，而會展策劃可是一個細活，要怎么做好這個呢？

會展策劃細節十分重要，可以用“十分細節，八分經驗”來形容。會展是個新興的產業，策劃師這個職業也是剛剛誕生不久。不少人之前從事過這個職業，但因為沒有對這個職位定義，有的人還不知道自己從事的職業實際就是會展策劃師。拿到一個展覽或者會議，首先要考慮它的規模，人流量有多少?

可以和主辦方溝通，因為主辦方經常參展，對于人數和規模基本都有一個很準確的預測，也 可參考最近參展的票面統計數據。然后就是確定展覽的地點，地點確定后就要策劃設計方案了，要根據不同展覽設計不同方案內容，首先要設計序廳，人流的走向， 然后是休息廳、互動廳以及各個展廳的位置，展臺和標準展臺的擺放以及和人流走向的關系，統統要考慮進去。每個細節都要考慮到，進門放在哪邊?觀眾從什么地 方進入，專業人員如何進場？

會議會展策劃概要

一，要研究參展會客戶心理；

二，要充分做好人、時、地、物、錢等準備；

三，要編組；

四，尋找潛在客戶；

五，產品介紹；

六，拓展品牌知名度；

七，通盤考慮，要賺回來；

八，最后根據有效資料，實行會后跟進。

會議會展策劃細節流程

一：對企業進行有針對性的市場調研

收集有關本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排，結集歸檔。

二：制定詳細完整的會展策劃方案

確定會展的目標市場，會展的規模，展品的選擇，評估觀眾數量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費用預算。

三：實施前的培訓

讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實施方案的工作、方法、步驟和技巧。

四：印刷材料的設計制作

利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進行前期宣傳，擴大企業的影響力，吸引更多的目標客戶。

五：展臺的布置及展示

設備的調試安裝，展臺的人員配備。

六：相關的會展服務

根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛；根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會，推薦不同的用餐地點；根據參會人員的喜好，設計不同的休閑方式、旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設施。

七：做好對活動的評估

開好總結會，做好善后公關工作。

會議會展策劃注意事項

一、調查與分析

會展的市場調查是選定會展項目的重要依據。它是會展策劃的基礎，也是必不可少的第一步。一般情況下市場調查要根據本地、本區域的經濟結構、產業結構、地理 位置、交通狀況和展會設施條件等特點，圍繞市場進行調查。市場調查的主要內容包括會展環境的調查、會展企業情況的調查、會展項目情況的調查、會展市場競爭 情況的調查以及參觀商、支持協助單位等情況的調查。只有在充分了解市場潛力、市場限制以及市場動態等信息的基礎上，才能有的放矢地進行策劃。

二、決策與計劃

做會展決定是一個決策的過程，應該掌握一定的決策策略。影響會展決策的要素有營銷需要、市場條件、營銷方式、內部條件等，會展的決策與計劃應從分析決策的要素入手，確定會展的基本目標、集體目標和管理目標，然后決定展會的戰略安排、市場安排、方式安排等。

三、運作與實施

會展的運作與實施是進行會展的中心環節，也是會展策劃的重心之所在。在這個階段，會展策劃人員根據《會展策劃書》的計劃與安排進行廣告宣傳工作、組織招展招商工作、會展設計工作以及會展相關活動策劃等具體安排會展的工作方案。

四、效果評價與測定

計劃、實施、評估，是現代經營管理的三個步驟。會展的效果評價與測定是全面驗證會展策劃實施情況必不可少的工作。當整個會展策劃、實施工作結束后，會展人 員應及時進行評估，總結經驗，尋找問題，并寫出評估測定工作總結報告，為以后會展工作準備可借鑒的歷史參考文獻，不斷提高會展策劃的水平。