大型活動組織和管理的一些具體方法和技巧 - 成都文化

隨著文化市場的逐步繁榮，以及營銷、公關等市場手段的不斷豐富和創新，以舉辦大型活動為形式的營銷措施越來越多的被企業運用，處于市場前沿的媒體也不例外，舉辦主題活動已成為各家報刊社甚至新聞網站擴大品牌影響力，增加廣告收入，培養忠實讀者，提升競爭力的有力手段。在這些大型活動的背后，很多組織者和承辦方苦于經驗和管理上的不足，造成超強的體力和腦力壓力以及各種突發事件帶來的財務預算超支和經濟損失。筆者作為大賽總調度，有幸參加了整個活動的策劃和組織，并具體負責全部活動的后勤保障和現場調度，對媒體大型活動的組織有了一點膚淺的認識，下面結合自己在時尚文化節活動中的工作經驗和教訓，簡要談談媒體大型活動組織和管理的一些具體方法和技巧。

一、前期計劃

根據項目管理學的理論，大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協調活動。具有鮮明的目的性、周密的計劃性、廣泛的社會傳播性、嚴密的操作性和經濟社會效益性。

要保證大型活動的完美實施，前期周密的計劃是不可或缺的重要保證。新報社在舉辦時尚文化節前，對整個活動的計劃進行了反反復復的論證，大到活動經費的籌集，小到舞臺裝修需要多少盒圖釘都進行了仔細的研究，最終確立了一個完備的策劃案。當初有很多同志認為反復的論證有些多余，認為是紙上談兵，應該邊著手邊完善，不要在冗長的會議中浪費時間和空談。現在看來，歷時10天，演出上百場次，觀眾多達數萬人的時尚文化節圓滿舉辦，沒有出現任何意外情況，正是得益于前期充分的計劃和準備。而具體來說，在活動策劃之初，以下幾點需要重點考慮：

1、提出活動設想，明確活動性質、目的和任務。

2、根據活動的設想，提出活動的初步計劃，初步擬定活動的內容、規模大小，初步確定活動的地點和參加人數。

3、根據初步活動的計劃選擇活動的地點，并根據場所現實條件，決定場所布置。

4、根據初步活動計劃，初步確定參加活動的人選及選擇方法。

5、考慮所需輔助人員的人數及來源。

6、在確定以上各項內容之后，根據活動場所布置要求、活動內容的安排、活動規模的大小、活動時間的長短和參與活動人數的多寡，作出較為詳盡的活動經費預算。

7、對初步活動的計劃方案進行充分論證、修改，制定出最終的活動方案和活動計劃，寫出活動計劃書。計劃書的內容具體包括：活動的性質、目的和任務，活動規模大小和參與活動的人數，活動的舉辦日期、內容、時間和程序的安排，活動的地點和現場布置，活動的后勤輔助人員計劃選擇及安排，活動主持人選、禮儀，活動經費預算及分配，活動的交通及食宿安排等。

二、活動籌備

大型活動的舉辦涉及面廣，需要準備的物資和事項繁多，活動的籌備工作難度大，是整個活動成功與否的一大關鍵。首屆貴州時尚文化節的核心內容是16個項目的時尚大賽和一臺時尚文藝晚會，其中16個項目賽對場地、道具以及燈光音響的要求各有不同，很多項目的比賽如攀巖、網球、自行車攀爬等還要求專業的場地和道具，為此，整個活動的籌備工作牽涉面非常廣，需要聯系和準備的事項非常多。考慮到自身經驗不足，我們前期籌備工作適當放寬了時限，花了近1個月時間去聯系場館、準備道具、聘請禮儀和制作舞臺背景。事后總結經驗，將活動籌備的重點事項和程序進行了歸納，以便以后按圖索驥，有備無患：

a、辦理審批手續

這是很多媒體活動組織者容易忽視的問題，我們舉辦時尚大賽開始也沒有考慮到活動需要有關部門的審批，一度被相關部門問責，差點陷入僵局，所幸報社總編輯及時出面干預，危機公關，才得以順利開展。

根據《中華人民共和國行政許可法》規定，公民、法人或者其他組織從事特定活動，依法需要取得行政許可的，應當向行政機關提出申請，活動策劃，待取得相關部門批準后方可實施。對于媒體舉辦的常見大型活動，需要報批的主要有文化廳(局)、體育局、公安、消防和環衛四個部門，其他的申報行政機關也有可能出現，但通常機會比較少。具體來說，在辦理活動審批手續過程中，特別要注意的是需要準備活動場所的平面示意圖以及《活動安全保衛工作方案》。根據經驗，我們在舉辦活動之前一定要多方考慮，多方咨詢，特別是活動中有特殊內容時一定要預先征得相關部門的同意，以免出現不必要的麻煩。

b、聯系場地，確定合作方，簽訂相關合同。