會務服務流程注意事項

會務工作千頭萬緒、環節眾多，稍有不慎就可能發生疏漏和失誤。在工作中摸索出會務工作流程，可使繁雜的會務工作簡潔、明了、高效。一、謀劃會前準備會前準備是做好會務工作的基礎和前提，應精細地統籌好會議的整個進程和每一個環節，對可能發生的問題超前謀劃。（一）制訂方案會議方案是組織會議的總安排，主要包括會議名稱、目的、時間、地點、參會人員、主要議程、會務工作任務及職責分工等內容。會議方案要簡潔明了、具體清晰、可操作性強，并須報經相關領導審定。會議方案確定后，主辦部門要召集各有關部門召開會務工作協調會，協調各部門按照方案要求落實各自職責。（二）明確任務在會議籌備階段，主要有以下任務：1．起草會議通知。會議通知的要素主要包括會議名稱、主要內容、報到時間和地點、參會單位、報名要求、聯系人姓名和電話等。會議通知要求表達準確、條理清楚、言簡意賅，尤其是時間、地點要明確，時間一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易產生混淆的詞匯：會議地點要準確到具體樓層、門牌號，如：××辦公樓六樓第三會議室。2．下發會議通知。會議通知有電話、短（微）信、書面及內網郵件等多種方式，可視情況選用一種或同時使用多種。下發通知一定要注意：一是保密，涉密會議不能通過短信、微信發布。二是負責，必須確保會議通知及時送達參會者。對于書面通知，要制作簽收登記表，對每一份通知的發出都要簽字確認。通過電子郵件發送，要采取保留回執發送方式。采用短信、微信方式發送，應要求接收者及時回復。3．落實參會人員。統計匯總會議請假人員名單，必要時對請假情況進行核實。對參會人員名單要仔細核對，確保沒有出入，并打印紙質請假人員名單及時向參會領導或會議主持人報告。4．協調出席領導。根據會議要求，以當面報告、電話、短信、微信等多種方式，提請領導出席會議。著重向領導提醒會議時間、地點、主要參加（部門）人員及議程等。在會前約1小時再以適當方式提醒領導會議時間。5．預訂會議室。會議時間確定之后，要立即與后勤、物業等會議室管理服務部門聯系，預訂會議室，并請物業服務人員協助做好保潔、桌椅擺放等先期準備工作。若有外單位人員參加，要提前制作好引導牌。6．編印會議須知。對于全省業務工作會議、全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知，須知編排要用詞準確、表達清晰、周到簡潔。主要內容包括：會議紀律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯系方式、注意事項等。7．制作會議證件。根據會議需要制作代表證、出（列）席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結合會議主題和內容，遵循美觀大方、經濟適用原則，要易于識別、方便管理、利于安全。8．會場布置。主要指主席臺及附屬設施的布置。總體要求是規范和諧、莊重大方，并與會議主題和內容相一致。一是合理布置主席臺。主席臺是會場的重點和中心，集中體現了整個會議的格調和氛圍，是會場布置的重點。要綜合考慮會議性質、臺上就座人數、方便領導出入以及主席臺大小等多方面因素。二是附屬設施調試。主要有音響、燈光、投影設備。根據會議需要安排適量話筒并在合適位置擺放，逐一提前試音，確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂曲的要提前試播一次，最好進行備份，確保萬無一失。檢查會場內照明燈具有無損壞，如有損壞，需要提前修理更換；要提前準備好攝像、話筒電源。有投影演示時要提前預演一次，并視需要及時調節燈光。

1/3 會前服務 1、與會議主辦方洽談會議初步方案。 2、我山莊為會議主辦方提供會議報價： （1）前往召開會議城市所需要的飛機票價、火車車票的交通信息。 （2）會議住宿酒店客房價格、會議場所信息。 （3）機場、火車站接站安排。 （4）酒店歡迎橫幅、指引牌、簽到臺、水牌安排方案。 （5）會議流程方案。 （6）會后旅游行程安排。 3、與主辦方確定方案，簽訂合同，預付定金。 4、會議代表、嘉賓胸牌、代表證的制作。 5、會議展板、展架、橫幅的制作。 6、會議各種用品的運輸、托運工作。2/3會中服務 1：會務組：會務組工作人員的工作安排和分工要求。 2：機場接站：專人負責機場，車站的接站服務。 3：酒店接待：會議室歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等的擺放。 4：酒店簽到：客人簽到，發放房間鑰匙、會議材料、飯卡、胸牌、禮品、登記返程機票、火車票、會后旅游登記、收取會議費等。 5：會議住宿：客人入住房間后的確認，詢問是否有特殊要求。 6：會議場所：檢查會議室條幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲等。 7：會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品。 8：會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認 9：會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。 10：會議留影：會議代表合影留念及攝像服務。 會中旅游 旅游行程、住宿、用車、用餐、導游、保險的服務。3/3會后服務 1：結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳 2：資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄、花名冊和會議攝像資料的制作。注意事項會議服務工作是一個系統工程，需要主辦方、會議服務公司、嘉賓主動配合與協調，才能達到良好的會員舉辦效果。