會議準備事項表

一般會議準備工作包括如下內容：
　　（1）安排會議議題；
　　（2）確定會議步驟（包括議程、程序和日程）；
　　（3）確定與會人員；
　　（4）確定會議時間；
　　（5）辦理會議報批手續；
　　（6）簽發會議通知；
　　（7）準備會議文件和材料；
　　（8）選擇和布置會場；
　　（9）排列座次；
　　（10）妥善安排后勤服務事宜；
　　（11）做好新聞發布工作；
　　（12）進行全面的會前檢查。
　　案例1：
　　西北某公司根據市里關于加快招商引資的指示，準備召開一個大型的招商引資洽談會，你做為此次會議的主要籌備人員，將如何確定此次會議的主題和會議議程。
　　（1）明確會議要研究解決的問題、達到的目的；
　　（2）要有切實的根據并要結合本單位的實際情況，有明確的目的；要以市領導的指示為依據，根據本單位資金、人才、技術的實際情況，達到資源的優化配置；
　　（3）報請領導審批；
　　（4）確定會議議程要根據主要領導的情況，確定會議主持人。
　　（5）根據會議的主題，確定發言人；
　　（6）圍繞主題，確定討論題目和討論方式；
　　（7）根據目的，寫好總結。
　　案例2：
　　某公司將舉行一次上千人的總結表彰大會，會期半天，請問該公司的秘書應如何選擇合適的會址。
　　（1）選擇大小適中適中的會場，該次會議人數眾多，需選擇會談、禮堂或體育場館等場所；
　　（2）選擇遠近適當的會場，該次會議人數多、會期短，應首先考慮交通是否便利；
　　（3）選擇環境適合的會場；
　　（4）選擇設備齊全適用的會場。
　　案例3：
　　你所在的公司將與國外某企業舉行商務會談，總經理安排你負責此次會談的準備工作，請你考慮此次會談的性質并對會談準備計劃的內容進行模擬設置。
　　（1）此會談屬事務性會談，涉及業務商談。
　　（2）準備計劃設置如下：
　　① 主動通知會談的時間、地點；
　　② 了解對方抵達方式，提出接送方式；
　　③ 準備會談場所、物質資料、信息資料；
　　④ 對客方的背景、習俗、禁忌、禮儀特征進行了解；
　　⑤ 做好必要的文字資料工作準備。

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