如何開好公司員工月例會？

感謝，有幸回答：“如何開好公司員工月例會？”

兵法有云：上下同欲者勝。公司要生存和發展，就需要全體員工圍繞著共同的目標。那么就需要，上下思想一致，行動一致。那么，“開會”便是最通行的做法之一。

以個人經驗，我們一周的工作里有至少三分之一的時間在開會，平均一天正式的會議時間至少3-4個小時，非正式的會議大概要1個小時。

有句通俗的名詞叫“文山會海”，是很多大公司“病”的集中表現。

但絕大部分人的感受是，開會真的特別累，這不僅是身體的累，還有“心累”。

這一切的根源，就是如何開好會以及如何高效的開會？

那么今天，我們就講講如何開好員工月例會。

會議的作用會議就是效益。

為什么管理人員，尤其是老板那么喜歡召集會議呢？

在我個人的印象里，我們公司的董事長從早餐8:30開始到晚上12:00，除了吃飯、上廁所和接電話的時間外，都是在開會。“會議狂魔”有木有？

那么以我來看，他的會議里需要實現如下幾點：

1、集思廣益，頭腦風暴

任何人都不能完全的解決所有問題，那么需要大家能夠對預期的目標，要進行路徑方法的討論，以期待獲得更佳的行動方法。

同時，兼顧到各方面的利益，有助于目的的達成。

兼聽則明，偏信則暗。

2、問題討論，產生決策

企業也好，團隊也好，都不是完美的。

都可能產生經營、組織或者目標達成等各式各樣的問題。而出現問題，必須得到相應的解決辦法。

那么，會議中將問題表面化，有助于問題在私下里發酵，防止不必要的“謠言”。

3、聽取匯報，布置任務

凡事預則立，不預則廢。

聽取匯報分為兩種情況，一是針對上期部署的具體動作，聽取相關執行結果；二是針對于未來可期的的目標，聽取相關計劃。

那么這是管理者，有效把控方向，修正過程的辦法之一。

4、融合意見，達成共識

組織是要有共識的。不能出現各自為政，“各立山頭”的情況。

組織是要有協調的。沒有一個工作是自己一個人或者一個部門可以完成，這里均可能涉及人力、財務、行政等部門通力配合。

5、政策宣導，形成效力

我們在工作中，經常會聽到這樣的聲音。“我沒看到”，“我沒聽到”，“我不知道，沒人和我說”。

這樣就形成了“推諉”的風氣，沒有責任意識。

會議上正式傳達的政策，是公開大家都認可的宣導方式之一，那么經過會議討論而形成的，就是已經形成了效力，容不得推脫。

6、激勵批評，提升士氣

有則改之無則加勉。公開的表揚或批評，都是有效的管理手段。

也就是善用這些方式，對員工都是一種激勵和鞭策。對每個人的工作都有價值。

并有助于倡導一種公開、透明、公正的企業文化。

會議的成本一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優勢。一家公司開會的效率與執行，決定了該公司全面管理的效率與執行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。

而會議的成本=時間成本+金錢成本+效益成本+機會成本

時間成本：與參會人數和會議持續的時長以及與會者所花費的其它時間呈倍數關系；

金錢成本：哪怕是一場小會也有燈光、用電、辦公用品、場地成本；

效益成本：大家在開會，客戶怎么辦？

機會成本：會議所浪費的時間，可能正有突發事件發生。

日本公司高效會議解決之道：

日本太陽工業公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數×會議時間（小時）。公式中平均工資所以乘3，是因為勞動產值高于平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態度就會慎重，會議效果也十分明顯。

會議低效的罪魁禍首“任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費時間，二者必居其一。”

組織會議需要考慮7個維度：主題、議程、參會人、主持人、記錄、時間、地點。

如果是出現低效會議，無外乎這幾點出了問題。

1、會議未有效準備

（1）沒有提前準備好會場、開會設施的調試（比如電腦、投影儀、麥克風、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。

我們經常會看到，開會的時候搞投影儀，測試電腦的。這種情況真的特別惱火的一件事。

（2）與會者沒有按照要求提前準備好會議所需的匯報材料。如果是月度例會，那么會議上應該有PPT的。不在于多精美，但時候可以讓大家都能看到的。

（3）會議相關流程未提前推導，導致會議秩序混亂。哪怕是月度例會，也應該將匯報順序做好提前告知，不然都不想做第一個匯報，讓后匯報的時候看來看去。

2、會議中沒有控制

（1）會議中沒有按照預案進行，嚴重拖沓，各種補充，各種雜音；

（2）沒有控制好時間，導致的匯報超時；

（3）領導一言堂，大家都不說話。領導又想讓大家說話，就導致的各種“黑云”氣氛；

（4）出現激烈爭吵。

（5）頭腦風暴，跑到“外國”去了，越來越發散，越來越跑偏；

（6）從來沒有一個結果。或者結果是，明天繼續開會。

3、沒有追蹤

如果說議而不決是“耍流氓”，那么會后不跟蹤，就是“一場空”。

討論的結果定了就定了，從來沒人去檢查會議的決議行使的過程和結果在哪。

好像會議就是為了開會，其他都沒用。

高效地開好月度會議管理者需要不斷地分析、綜合，不斷地行動、反思。

而月度會議，應該的主要目的就是分析、綜合、反思和行動為主要依據。

那么我認為開好月度會議需要做到如下幾點：

1、標準化的議題

明確了月度會議的目的，就把會議的相關內容做好標準。

那么一般公司就直接將匯報PPT的模板進行標準化。

PPT的模板可以包括：

（1）量化總結。自己的人就不要玩虛的了，完成了多少，把數字擺好。1就是1,2就是2；

(2)目標達成或偏離總結。為什么實現了目標，有什么值得分享的經驗；為什么沒有達成，偏離的原因是什么？分好1,2,3,4點，不要有的沒的亂說一通。

（3） 下一步行動計劃。計劃遵循SMART原則，什么時間，做什么，要實現的結果數字是什么，如果實現不了怎么辦。

（4）風險控制及資源、困難、統籌。

2、明確會議流程

（1）設定好各自匯報的順序，每個人的匯報時間；

（2）控制領導的講話時間，總結自己的幾點需要明確的事項；

（3）領導素質的養成。領導要進行好會議關鍵點，并將快速的反應其邏輯，在會議上采用什么樣的方式、技巧做回復。以避免無效結果和員工沖突的產生。

（4）如果需要討論，應該合理的控制在匯報之后，并建立討論的時間范圍。

3、指定會議主持人

有人可能會覺得，自己經常開的會議，大家都是約定俗成，沒有必要。

其實，好的主持人，對會議的氣氛、會議的進展以及會議成果的達成非常重要；

比如，可以適度開些玩笑，調節氣氛；看到討論超過時限，議題跑偏等，迅速的將大家的注意力拉回來等等。

因此，主持人不僅重要，而且要求的素質很高。

4、指定會議記錄人

會議記錄是對結果追蹤的有效憑證。

會議記錄的主要內容包括會議的全部要素（議題、議程、時間、地點、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件）等。同時，為了及時貫徹會議的精神，增強會議時效性，趁熱打鐵追蹤會后的待完成事項，會議記錄要在會議結束后24小時內完成并發送到與會人員手中。

會議記錄人的素質：注意力集中，能快速的捕捉關鍵信息，邏輯能力強，總結能力強，文案組織能力水平較高。

5、會議時間選擇

如果是月度會議，可以選擇月底或者月初的固定日期；

具體的時間上，可以選擇中午1:00-3:00 的這個時間點。這個時間點開會，開完之后，下午各部門也可以進行自行的工作

盡量不占用下班的時間，實際下班的這個時間開會，效率會非常低，也不利于其他工作的布置。

6、會議的控制原則

確保會議按時開始，并嚴格按照會議議程進行；嚴格把控會議時間和進度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結束；營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環境，給予參與者均等的發言機會并引導大家積極發言或獻計獻策。保障與會者相互尊重彼此所發表的意見，并保護與會人員不受人身攻擊。控制會議秩序，避免過度爭吵或題外話，如發現跑題，應立即予以制止。對討論的結果及時進行匯總，并形成會議結論。7、會議后跟蹤

（1）將會議中決議登記造冊，發送至各執行人；

（2）指定專人跟蹤。要與跟蹤人約定，多久跟蹤一次，多久匯報一次跟進結果，直至達成相關決議事項而截止；

（3）月度會議進行前，將跟進結果進行公示說明，展示各自的工作進度情況。

【總結】

高效的月度會議，就是一套管理與執行標準的設計。

而作為管理者應該避免一個“誤區”，我們是用“眼睛、思維、嘴巴和兩條腿”去管理，而不是用會議做管理。

會議開的好，團隊的凝聚力就更強，領導能力也更能貫徹好；

不好的會議，就成了官僚主義，拖沓執行，推卸責任的勾心斗角的“拳擊臺” 。

我們都想成為一個好的管理者，進而成為好的經營者。希望通過此回答，對自己的會議有所改善，給大家帶來價值。

我是@可知在線，10年上市公司崗位經驗，專注職場倫理分析解讀。望與我共同成長進化。