如何做好會議管理工作

]:會議是各級各類機關(guān)管理的重要手段之一,任何機關(guān)要實施領(lǐng)導和管理,都離不開會議,有會議必有會議工作。加強會議管理工作,對于改進機關(guān)工作作風,提高工作績效,發(fā)揮它在現(xiàn)代管理活動中具有積極作用。
現(xiàn)當代的會議,就是有組織、有領(lǐng)導地召集人們商議事情的活動。會議是各級各類機關(guān)進行決策的重要工具,是集思廣益、交流信息的重要方式,是協(xié)調(diào)工作、解決矛盾的有效手段。任何機關(guān)要實施管理,都離不開會議,有會議必有會議工作。做好會議工作,對于改進機關(guān)工作作風,消除“會災”,提高會議效率,發(fā)揮它在現(xiàn)代管理活動中的積極作用,具有十分重要的意義。因此對秘書人員來說,會議管理是主要的工作之一。
[關(guān)鍵詞]:秘書會議管理工作
一、會議的主要內(nèi)容及作用
現(xiàn)在,會議在我們的生活中有著非常重要的作用。人們總是通過會議對許多重大問題進行拍板定案,進行決策,用以指導工作順利進行。也可以通過會議對各種信息進行交流碰撞,舉一反三,取長補短,就許多問題取得共識,形成更高價值的意見。還可以通過會議收集各種信息,擬出各種可行方案,并進行反饋調(diào)節(jié)。會議也是統(tǒng)一各級領(lǐng)導思想,協(xié)調(diào)各個業(yè)務(wù)部門工作的有效手段之一。一般規(guī)模小、會期短的會議,會議管理工作的內(nèi)容就相對簡單些;而規(guī)模大、會期長的會議,會議管理工作的內(nèi)容就會非常復雜。如果按時間順序劃分,可以將會議管理工作分為會前的準備工作、會中的服務(wù)工作、會后的收尾工作。
會議工作的管理需要耐心、仔細,需要對會議管理工作流程有基本的了解。隨著會議的普遍,會議管理工作中也存在著很多問題,下面我就來說說會議管理中存在的問題。
二、會議管理工作中出現(xiàn)的問題
會議管理,看似簡單,但真正把它做好,卻是對秘書或者其他辦公人員來說是件比較頭疼的事情。業(yè)界流行一句話,叫做:“會而議,議而決,決而行,行而徹。”這句話讀起來瑯瑯上口,簡明扼要,亦有一些企業(yè)將之張貼會議室一偶,
但是真正將會議管理做好,絕非易事。在實際工作中,要不就是會而不議,或者就是議而不決,或者決而不行,凡此種種,皆存業(yè)界。
這些細微的不足之處,正是影響整個會議管理的關(guān)鍵因素。從整體看:
(一)會議過多,會期過長,經(jīng)濟浪費嚴重
有些領(lǐng)導認為開會是解決一切問題的靈丹妙藥,一遇到問題就開會,對會議的目的不明確,對為什么要開會、開會要達到什么目的和取得什么結(jié)果此類問題沒有明確的回答就貿(mào)然開會,這樣勢必造成會議的失控,從而產(chǎn)生消極作用。還有些會議一開起來沒完沒了,本來半個小時就該有結(jié)果、就能把問題說清楚的會議非要開二、三個小時,殊不知人的精力畢竟有限,并要受生物鐘影響,臺上人興致盎然高談闊論的時候,臺下人早已無心戀戰(zhàn)。會期越長,費用越多。從我國目前的現(xiàn)狀來看,從上到下普遍存在著會議過多、會議會期過長、會議規(guī)模過大、會議質(zhì)量不高的問題。“會海”已成為機關(guān)工作的一大“公害”。它的危害只要有三方面:與會者時間、精力的浪費,精力浪費和信息的重復和浪費。
(二)與會者關(guān)系不融洽
與會者由于知識結(jié)構(gòu)、文化素質(zhì)、個人閱歷、所處地位及部門的不同,對同一問題難免有不同看法,產(chǎn)生意見分歧。如果不能正確對待和妥善處理意見分歧,則有可能產(chǎn)生沖突,進而影響會議的正常進行,降低會議的效率,甚至使會議目標無法實現(xiàn)。
(三)會議環(huán)境不適合
不利的環(huán)境的主要表現(xiàn)為:周圍環(huán)境嘈雜,室內(nèi)氣候條件不佳,視聽視覺輔助設(shè)備效果不佳,室內(nèi)空間狹小,坐椅不舒服,燈光昏暗,手機鈴聲不斷,等等。這些都會影響與會人員的心情,降低會議的效率。
(四)工作態(tài)度不端正
工作人員態(tài)度散漫,經(jīng)常用敷衍的態(tài)度來對待工作,會擅自脫崗,推卸責任,造成不能及時傳達上級重要指示、會議精神或反映會議發(fā)生的重大緊急事情,導致會議效率低下。
這些會議問題正是導致整體會議目的未能實現(xiàn),效率低下的結(jié)果