如何處理好會議管理工作

1. 做好會議前的準備。有“會而議，議而決，決而行，行而徹”這句話，其實前面要加上另外三個字，就是“備而會”即準備會議。在召開會議之前如果沒有做好會議準備，那么還不如不要開會，這樣的會議注定是一個失敗的會議。
2. 確定會議目標，提高會議質量。開會要講究會議質量。開會打電話、開會抽煙耳語，開會遲到早退，開會時間過長，會上不說，會后發牢騷等現象，都是會議質量不高，會風不好的典型例子。

如何進行會議管理

成功的會議不但可以作出科學有效的決策，還有利于會議成員間的順暢溝通。本書旨在幫助經理人進行正確的會議管理，書中以常見的會議為模型，詳細講述了會議前期的策劃、組織工作，會議中的主持、參與工作，以及會后的評估工作。另外，對一些比較特殊的會議，如單獨談判、大型會務、新聞發布會等也作了詳細的介紹。本書將幫助經理人解決會議中經常出現的問題，避免潛在矛盾的發生，更有效地達到會議的目的，提高會議管理水平。

會議管理制度

會議管理制度

　　一、會議組織
　　（一）酒店級會議：酒店員工大會、酒店業務人員會以及各種代表大會，應報請辦公室批準后，由各部門分別負責組織召開。
　　（二）專業會議：即全酒店性的技術、業務綜合會（如經營活動分析會、安全工作會等），由分管副總經理批準，主管業務部門負責組織。
　　（三）部門工作會：酒店各部門召開的工作會，由各部門主管決定召開并負責組織。
　　（四）班組（小組）會：由各班組長決定并主持召開。
　　（五）外單位在我酒店召開的會議（如現場會、報告會、辦公會等）或業務會（如聯營洽談會等），一律由辦公室受理安排，有關業務對口部門協助做好會務工作。
　　二、會議安排
　　（一）例會的安排
　　為避免會議過多或重復，酒店正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容組織召開。例行會議安排如下：
　　1、技術會議
　　（1）總經理辦公會
　　研究、部署行政工作，討論決定酒店行政工作重大問題。
　　（2）行政事務會
　　總結評價當月經營工作情況，安排布置下月工作任務。
　　（3）班組長以上經營管理大會（或酒店員工大會）
　　總結上期（半年、全年）工作情況、部署本期（半年、新年）工作任務。
　　（4）經營活動分析會
　　匯報、分析酒店計劃執行情況和經營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績，指出失誤，提出改進措施，不斷提高酒店經濟效益。
　　（5）安全工作會（含治安、消防工作）匯報總結前期安全生產、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。
　　（6）部門事務會
　　檢查、總結、布置工作。
　　（7）班組會
　　檢查、總結、布置工作。
　　（二）其他會議的安排
　　凡涉及多個部門主管參加的各種會議，均須于會議召開前10天經分管副總經理批準后，由總經理辦公室統一安排，方可召開。
　　1、辦公室每周六應將酒店例會和各種臨時會議，統一平衡并編制會議計劃，分發到酒店主要管理人員及有關服務人員。
　　2、凡辦公室已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集單位應提前2天報請總經理辦公室調整會議計劃。未經辦公室同意，任何人不得隨便打亂正常會議計劃。
　　3、對于準備不充分、重復性或無多大作用的會議，辦公室有權拒絕安排。
　　4、對于參加人員相同、內容接近、時間相近的幾個會議，辦公室有權安排合并召開。
　　5、各部門會議的會期必須服從酒店統一安排，各部門小會不應與酒店例會同期召開（與會人員不發生時間上的沖突除外），應堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。
　　三、會議的準備
　　（一）會議主持人和召集單位與會人員都應分別做好有關準備工作（包括擬好會議議程、提案、匯報總結提綱、發言要點、工作計劃草案，決議決定草案，落實會場，安排好座位，備好茶具茶水、獎品、紀念品，通知與會者等）。
　　（二）參加酒店辦公例會的人員無特殊原因不能請假，如請假需經總經理批準。
　　（三）有以下原因。副總經理以上的高層管理人員可提議臨時或提前召開酒店辦公例會：
　　1、有重要事項需提交酒店辦公例會討論決定；
　　2、各部門重要業務管理人員的錄用及辭退。
　　（四）《會議紀要》屬酒店內部重要文件，具有一定范圍的保密性，未經批準不得外傳。
　　（五）與會人員應知無不言、集思廣義，一經會議決定之事，應按期完成。
　　（六）與會人員必須嚴格遵守會議紀律，不得隨意走動，不得使用手機。
　　會議管理規定

　　一、酒店會議主要由辦公例會、日常工作會議組成。
　　二、例會中的最高級會議通常情況下每月至少召開一次，就一定時期工作事項做出研究和決策。會議由酒店總經理主持、參加人為酒店總經理、副總經理、各部門經理等領導。0
　　三、酒店辦公例會是為貫徹落實做出的決議、決定召開的會議。會議由總經理主持，參加人員為各部門負責人及有關人員。
　　四、酒店辦公例會由酒店辦公室組織。辦公室應于會前3天將會議的主要內容書面通知與會的全體人員，并在會后14小時內整理、發布《會議紀要》。
　　（一）會議紀要的形成與簽發：
　　1、酒店辦公例會會議紀要、決議，由辦公室整理成文；
　　2、辦公室根據會議內容的需要在限定時間內完成紀要和決議的整理工作；
　　3、會議紀要和決議形成后，由與會的酒店領導成員簽字確認；
　　4、會議紀要發放前應填寫《會議紀要發放審批單》，審批單內容包括紀要編號、發放范圍、主管領導（或主持會議的領導）審批意見；
　　5、會議紀要應有發文號，發放時應填寫《文件簽收記錄表》，并由接收人簽收；
　　6、會議紀要應分類存檔，并按重要程度確定保存期限。
　　（二）會議紀要作為酒店的重要文件，備忘已研究決定的事項，發至參加會議的全體人員，以便對照核查落實。
　　五、日常工作會議由會議召集者填寫《會議申請單》，經主管副總經理批準方可召開，會議通知由辦公室根據申請部門的要求發出。如會議需要撰寫會議紀要，由會議召集部門撰寫完畢后報有關人員及辦公室。

　　高層領導例會制度

　　一、所有部門經理必須提前五分鐘到達會場并落座，因特殊原因不能參加的要提前向辦公室請假；
　　二、與會人員要做會議記錄，酒店辦公室要派文員作會議記錄以存檔備查或按要求編發會議紀要；
　　三、辦公室主任站立在會場門口，等候總經理的到來，當總經理到達時，全體部門經理起立，向總經理行注目禮；
　　四、總經理落座或示意后，其他與會人員方可落座；
　　五、由辦公室主任宣布例會開始，并說明未參加會議人員的原因；
　　六、與會期間，所有人員必須保持正常坐姿，雙目注視總經理方向，各部門經理按順時針方向逐一限時通報本部門情況；
　　七、匯報時應規范語言“**部門匯報”，內容為前一天部門工作情況、存在問題、建議等，匯報完畢請總經理指示；
　　八、總經理做指示時，相應的部門經理應做好記錄，并說“謝謝”；
　　九、由總經理宣布例會結束，全體人員起立，與會其他人員行注目禮；
　　十、總經理走出會場后，各部門經理方可離開會場；
　　十一、會后有關部室要嚴格按照會議決議抓好所定事項的落實，辦公室負責督辦催辦。
　　每周例會制度

　　一、部門領導干部例會每周舉行一次,由總經理主持,副總經理及各部門經理級人員參加;
　　二、會議主要內容為：
　　（一）總經理傳達主管上級的有關文件、酒店董事會、總經理辦公室精神；
　　（二）各部門經理匯報一周工作情況，以及需提請總經理或其他部門需協調解決的問題；
　　（三）由總經理對本周各部門的工作進行講評，提出下周工作的要點，進行布置和安排；
　　（四）其他需要解決的問題。
　　三、例會參加者在會上要暢所欲言，各抒己見，允許持有不同觀點和保留意見，但會上一旦形成決議，無論個人同意與否，都應認真貫徹執行；
　　四、嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露會議內容，影響決議實施。

　　員工大會制度

　　一、為不斷提高員工的整體素質，增強全員的主人翁意識，樹立全局觀念，特制定本制度；
　　二、一般情況下每年召開一次，特殊情況可臨時召集，由董事長或總經理主持，酒店全體員工參加，會議組織與會務工作由辦公室負責；
　　三、會議內容：
　　（一）學習經濟刊物上的有關文章，了解國內國際政治經濟形勢，傳達酒店做出的有關決定精神。
　　（二）學習酒店制定的各項管理規章制度，不斷增強組織紀律觀念；
　　（三）通過酒店做出的重大決策、機構設置及調整中層以上干部聘免情況；
　　（四）通知酒店臨時性公共活動及酒店集體完成的臨時性任務；
　　（五）對員工進行包括專業技術知識、行為規范在內的各種專題培訓；
　　（六）布置年度工作任務，總結年度工作完成情況；
　　（七）通報酒店對管理人員、員工的表彰、獎勵、處理的重要決定，鼓舞員工的工作熱情，穩定員工的思想情緒；
　　（八）其他重要事項。
　　四、會議要求
　　（一）員工大會由酒店辦公室提前一周通知各部門；
　　（二）辦公室要派文員作會議記錄，以存檔備查或編發會議紀要；
　　（三）嚴格執行會議決議，完成會議提出的具體工作任務。有關會議精神落實情況由辦公室督辦催辦。

　　各部門例會制度

　　一、為激勵員工恪盡職守、盡職盡責，全身心地做好本職工作，增強員工的整體意識和全局觀念，特制定本制度；
　　二、每周召開一次，具體時間由本部門根據工作需要安排，由本部門經理主持，本部門全休員工參加；
　　三、會議內容
　　（一）員工匯報上周本職工作完成情況及思想情況、遵守各項規章制度情況；各部門經理總結上周其本部門整體工作完成情況，部署本周工作；
　　（二）傳達“每周經理辦公例會”精神，學習酒店有關規章制度及相關業務知識；
　　（三）分析本部門工作現狀，明確本部門業務開展方向；
　　（四）強調各部門工作之間的銜接情況，落實本部門工作人員的責任；
　　（五）講評員工的工作表現，進行各項評比，表揚先進，帶動不良行為；
　　（六）激勵員工的工作熱情，鼓舞員工的工作干勁，保證員工的思想穩定。
　　四、會議要求
　　（一）各部門例會由各部門主管人員提前通知所屬員工；
　　（二）參加會議人員要按時參加會議，因特殊原因不能參加的要提前向負責人請假；
　　（三）全體人員要認真作好會議記錄，尤其要完整準確的記錄自身應承擔的工作任務和進限要求；
　　（四）議論問題要以主人翁意識和負責任的精神，踴躍發言；
　　（五）由部門主管負責本部門各項具體工作的督辦與催辦，并將需上報的內容及時上報辦公室。