會議管理的基本程序

會議管理流程包含要素：
1、清楚地述會議的目標。

2、準備與分配會議議程與主題。

3、確定與會者名單（尤其是團隊以外的成員）。

4、通知并再次提醒與會者，使其明曉會議的目的、時間、地點。

5、準備會議使用的場所以及必備的器材與文具。

6、建立或確認開會時共識或守則。例如：會議準時開始，不準任何人遲到，別人在說話時不能打忿以及與會前需作準備等。

7、確實使議題都被處理，處理的方式是作成決議，延到下次再議或取消該議題。

8、記錄重要的觀點或決定，成員所被分派的任務。

9、記錄非議程中所列項目以便下次討論。

10、記錄會議使用的時間、討論的主題、完成的項目、作成的決定、與會者的姓名

會議管理法則的內容包括哪些？

開會前 6 項準備:
1. 先決定會議希望達成的結果
2. 想想會議是否有必要召開
3. 邀請適當的人出席
4. 準備背景資料
5. 設定會議綱領及時間表
6. 預先設想可能的沖突
開會中 3 大陷阱:
1.一進會場士氣散漫，沒有參與感
2. 偏離主題
3. 點子干枯，鴉雀無聲
開會后 3 項追蹤:
1. 行動項目
2. 決議
3. 開放議題
會議時間安排的規范:
◆上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工響應會議提議或進行業務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現實的。
◆上午9-10點之間，員工已經開始進入工作狀態。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業務會談的最佳時機。
◆上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。
◆下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。
會議規范本身:
會議規范是指大家達成共識的會議守則。會議規范主要包括以下條款：
◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。
◆超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料。
◆所有與會者都要準備在會上發言。
◆準時開始，準時結束。
◆各業務單位負責人對決議能否達成負直接責任。
◆所有與會者應知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規則最重要，需特別注意。
◆意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。
◆會議結束2-3天后，所有與會者應拿到會議記錄。
◆所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責。
◆必要時請第三方監控，以保證會議質量。