如何做好大型會議會務工作

　　具體應做好以下幾方面的工作：

　　1、協助領導做好會議議題的確定。議題或由領導提出，或由秘書人員收集，但必須把握一個原則，就是一定要弄清領導開會的真正意圖，即要解決什么問題，達到什么目的。秘書人員對收集到的議題要仔細篩選，及時送交領導審核，必要時還要準備一些預備議題，以便領導選擇。秘書人員要注意盡可能避免把不成熟的議題帶到會議上來。

　　2、做好會議經費預算。這包括場地費、租金費、會議用品費、講師培訓費、設備使用費、資料費、住宿費、餐費及交通費等。做會議經費預算既要本著勤儉辦會、節約辦會的原則，盡量降低會議的成本，又要有一定的彈性，注意留有余地。

　　3、做好會議議程、日程的制訂。會議議程是對會議主要內容所做的順序排列。會議日程是會議議程在時間上的具體安排，一般采用表格式將各項議程分別固定在會議期間每天的上午、下午及晚上三個單元，讓與會者一目了然。下面是一個會議的日程安排表：2 月 18 日 預備會議2 月 19 日 正式會議2 月 20 日 會議結束該日程安排表違反了會議日程的制定方針，即把與參會者有關的需配合的事項以會務手冊的形式準確無誤地事先告之參會者，因而它的制訂不能算是成功。在會議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準確、無誤。可對上面這個會議日程加以完善，就會形成下面的日程：2 月 18 日下午 13∶00 與會人員報到 賓館大廳晚 18∶00 報到人員統一用餐 聽濤苑2 月 19 日早 8∶30 正式會議 賓館二樓會議室午 12∶30 全體人員自助午餐 聽濤苑晚 16∶30 全體參會人員集體活動 三樓多功能廳2 月 20 日早8∶30 會議總結 賓館二樓會議室上午 10∶30 集體合影 賓館大廳修改之后的議程更加清楚明確，也更便于與會人員做好參會準備。

　　4、做好與會人員范圍的確定。要按會議的規格檔次及議題內容確定參會人員，不要動輒請上一堆“名人”，根本不考慮會議的議題與這些人有無關系。這樣做除了給會議主辦方與會議組織者、服務人員增加會務負擔外，什么作用也起不到。

　　5、做好會議通知的發送。按照確定的參會人□王文元淺談怎樣做好會務工作應參加者不漏，不應參加者不發通知。發送會議通知時，一定要細致、落實到位。可以把參加人、會議時間、會議地點及注意事項預先打在一張通知單上，提前按參會人員范圍通知至相關單位與個人，如遇特殊情況不能通知至本人，秘書人員一定要明確具體轉達人員，必要時要再次通知，以確保每位參會人員都能按時與會。

　　6、做好會議材料的準備。一般要準備好兩方面材料：一是做好參會領導講話稿、總結材料、會議報告等主旨文件材料的起草工作，二是做好會議文件材料的復制及分裝工作。秘書人員需要注意的是，在擬寫領導講話、報告等材料時一定要打提前量，給領導留出足夠的修改、熟悉及審稿時間，以免領導倉促上陣，言詞漏洞百出。在復印分裝會議材料時，工作人員要做好分工，避免分工不清，導致材料袋中的材料有的多好幾份，有的少一兩份。

　　7、做好會場管理。這主要包括會場的布置及會議用品的準備、會議設備的調試等工作。會場的布置，包括主席臺的布置，與會人員座次席的安排以及為烘托渲染氣氛所做的會場裝飾，具體依會議性質及會議要求而定。會場布置以簡單、大方、熱烈、烘托主題、節儉為宗旨。會場用品的準備一般包括會議必備用品 （文具用品、桌椅、臺布、茶具，擴音、照明、照相、錄像通訊設備等） 的準備及會議特殊用品的準備。專業性會議還需準備特定的會場用品，如選舉會議所需的投票箱、選票，表彰會所需的獎品及領獎時播放的樂曲，展示性會議所需的幻燈機、投影儀，談判性會議需準備的簽字筆等。這些必備用品及會議的特殊用品須提前送到會場，指定專人負責保管。

具體應做好以下幾方面的工作：　　1、協助領導做好會議議題的確定。議題或由領導提出，或由秘書人員收集，但必須把握一個原則，就是一定要弄清領導開會的真正意圖，即要解決什么問題，達到什么目的。秘書人員對收集到的議題要仔細篩選，及時送交領導審核，必要時還要準備一些預備議題，以便領導選擇。秘書人員要注意盡可能避免把不成熟的議題帶到會議上來。　　2、做好會議經費預算。這包括場地費、租金費、會議用品費、講師培訓費、設備使用費、資料費、住宿費、餐費及交通費等。做會議經費預算既要本著勤儉辦會、節約辦會的原則，盡量降低會議的成本，又要有一定的彈性，注意留有余地。　　3、做好會議議程、日程的制訂。會議議程是對會議主要內容所做的順序排列。會議日程是會議議程在時間上的具體安排，一般采用表格式將各項議程分別固定在會議期間每天的上午、下午及晚上三個單元，讓與會者一目了然。下面是一個會議的日程安排表：2 月 18 日 預備會議2 月 19 日 正式會議2 月 20 日 會議結束該日程安排表違反了會議日程的制定方針，即把與參會者有關的需配合的事項以會務手冊的形式準確無誤地事先告之參會者，因而它的制訂不能算是成功。在會議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準確、無誤。可對上面這個會議日程加以完善，就會形成下面的日程：2 月 18 日下午 13∶00 與會人員報到 賓館大廳晚 18∶00 報到人員統一用餐 聽濤苑2 月 19 日早 8∶30 正式會議 賓館二樓會議室午 12∶30 全體人員自助午餐 聽濤苑晚 16∶30 全體參會人員集體活動 三樓多功能廳2 月 20 日早8∶30 會議總結 賓館二樓會議室上午 10∶30 集體合影 賓館大廳修改之后的議程更加清楚明確，也更便于與會人員做好參會準備。　　4、做好與會人員范圍的確定。要按會議的規格檔次及議題內容確定參會人員，不要動輒請上一堆“名人”，根本不考慮會議的議題與這些人有無關系。這樣做除了給會議主辦方與會議組織者、服務人員增加會務負擔外，什么作用也起不到。　　5、做好會議通知的發送。按照確定的參會人□王文元淺談怎樣做好會務工作應參加者不漏，不應參加者不發通知。發送會議通知時，一定要細致、落實到位。可以把參加人、會議時間、會議地點及注意事項預先打在一張通知單上，提前按參會人員范圍通知至相關單位與個人，如遇特殊情況不能通知至本人，秘書人員一定要明確具體轉達人員，必要時要再次通知，以確保每位參會人員都能按時與會。　　6、做好會議材料的準備。一般要準備好兩方面材料：一是做好參會領導講話稿、總結材料、會議報告等主旨文件材料的起草工作，二是做好會議文件材料的復制及分裝工作。秘書人員需要注意的是，在擬寫領導講話、報告等材料時一定要打提前量，給領導留出足夠的修改、熟悉及審稿時間，以免領導倉促上陣，言詞漏洞百出。在復印分裝會議材料時，工作人員要做好分工，避免分工不清，導致材料袋中的材料有的多好幾份，有的少一兩份。　　7、做好會場管理。這主要包括會場的布置及會議用品的準備、會議設備的調試等工作。會場的布置，包括主席臺的布置，與會人員座次席的安排以及為烘托渲染氣氛所做的會場裝飾，具體依會議性質及會議要求而定。會場布置以簡單、大方、熱烈、烘托主題、節儉為宗旨。會場用品的準備一般包括會議必備用品 （文具用品、桌椅、臺布、茶具，擴音、照明、照相、錄像通訊設備等） 的準備及會議特殊用品的準備。專業性會議還需準備特定的會場用品，如選舉會議所需的投票箱、選票，表彰會所需的獎品及領獎時播放的樂曲，展示性會議所需的幻燈機、投影儀，談判性會議需準備的簽字筆等。這些必備用品及會議的特殊用品須提前送到會場，指定專人負責保管。