如何做好會議接待工作？

　　現在企業經常要召開各種各樣的會議，有企業內部會議，也有企業外部會議;有定期的例會，也有不定期的臨時性會議。作為企業內部的會議，主要有股東大會、董事會、經理會議和一些業務會等等。企業外部的會議也很多，如行業開發戰略研討會、聯合開發新產品討論會等等。會議的籌備工作屬于秘書的職責范圍。如上所述這些會議，出席的人員都比較多，而且會議日程要安排得比較緊湊，因此，要保證會議善始善終，收到預期的效果，31會議網建議您要做好以下會務準備。

　　1、?籌備會議

　　秘書在籌備會議的時候，要對會議的一些關鍵地方作慎密的安排，設想可能出現的問題，以及補救的措施。在籌備會議的過程中，最可怕的是以下兩種態度：一是掉以輕心，“上次開會就是在這里開的，沒什么問題，這次大概也不會出什么問題……”所以，在開會之前，根本沒有想到要去檢查一下麥克風、投影儀等這類會議的關鍵設備是否完好;如果老是這樣，非捅出漏子不可!要是捅了婁子，董事長、總經理和其他領導都在場，這個板子打下來，誰也受不了!另一種態度是將就湊合：“時間來不及了，干脆就用上次會議的代表證好了……”如果秘書在籌備會議過程有這兩種作風，哪怕是其中的任何一種，會議非出漏洞不可，出了問題，就是秘書的失職。當然，有些偶然的事故不是秘書能預料到的，但是，秘書作為會議的籌備者，要盡量減少各種事故，至少在主觀上不能采取掉以輕心和將就湊合的態度。秘書一旦接受會議籌備的任務，首先就要把握會議的內容、主題和形式，并著手準備以下幾項工作：

　　確定會議的時間和地點

　　確定會議的參加人選

　　草擬會議日程表

　　起草會議通知

　　準備會議資料和各種會議用具

　　2、籌備會議的步驟

　　公司的司務會、每周一的業務會等定期的例行會議，由于參加人員、會議地點、會議時間基本上是固定的，所以這種例行會議的日程安排、會議用具、簽到表也是固定的，因此，對于一般的秘書來說，這種會議的籌備工作并不是很難。

　　但是，如果是公司內部召開的臨時會議，或者是公司在外租借場地召開的會議(如新產品發布會)，會議的籌備工作就有一定的難度。所以，有經驗的秘書都有這樣的體會：會議能否收到預期的效果，關鍵在于會前的籌備工作。會議的籌備工作做得如何，可以看出一個秘書工作能力的大小。下面以公司租借場地為例，具體說明籌備會議的步驟：

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