如何做好周年慶典活動現(xiàn)場執(zhí)行工作，遇到突發(fā)情況如何處理？ - 成都文化

周年慶活動對企業(yè)有著很重要的意義，通過活動建立良好的客戶關(guān)系，同時也可以 提高品牌知名度與未來前景，同時將企業(yè)文化傳遞給客戶，為企業(yè)未來的發(fā)展帶來積極的影響。周年慶典的每一個環(huán)節(jié)，都需要有充分的準(zhǔn)備和安排，面對突發(fā)情況時要靈活處理，提前準(zhǔn)備應(yīng)對方法等等。  

1、周年慶典預(yù)算的控制

a、在活動方案中，活動預(yù)算表均以審批單的形式，報組委會審批后，方可支出。  

b、宣傳物料：各種宣傳物料包括展架、易拉寶、手提袋、會議流程表、24小時聯(lián)系卡、簽到處、晚會舞臺背景、氣拱門、氣球等，均由設(shè)計人員設(shè)計后，提交組委會主人審批，有采購部門按照時間節(jié)點進行制作  

2、周年慶典現(xiàn)場控制  

a、在活動時間確認(rèn)后，應(yīng)該對發(fā)言和出席的領(lǐng)導(dǎo)日常安排進行確認(rèn)，確保能夠順利參加周年慶典活動。  

b、所有發(fā)言人員的發(fā)言稿和PPT應(yīng)提前準(zhǔn)備，均由組委會進行審閱，審閱通過后方可使用。  

3、周年慶典旅游活動安排  

a、參觀由后勤主管進行監(jiān)督和管理，做好現(xiàn)場裝飾安排，彰顯喜慶色彩  

b、旅游由旅游公司負責(zé)，公司委派人員陪同，協(xié)調(diào)。  

4、周年慶典晚會現(xiàn)場安排  

a、晚會節(jié)目的安排及互動抽獎環(huán)節(jié)，提前召開會議予以確定  

b、晚會節(jié)目應(yīng)由員工自編自演，亦可找策劃公司尋找演藝資源。節(jié)目要求應(yīng)和周年慶典密切聯(lián)系，時間應(yīng)準(zhǔn)確控制。  

5、周年慶典客戶的安排  

a、參加慶典的工作人員均佩戴工牌，讓與會嘉賓了解其工作，便于溝通  

b、與會嘉賓沒人發(fā)送活動流程表和24小時聯(lián)系卡，以便與會人員在任何時間聯(lián)系。  

c、組委會準(zhǔn)備常用藥品，以解決天氣等外界因素造成與會嘉賓的身體不適時，能夠在第一時間處理。  

6、周年慶典宣傳安排  

a、邀請2-3家與公司具有密切往來的媒體人員參加，全程感受活動的組織與進行，讓其切實的感受到公司的文化與氛圍，同時促成在各自宣傳載體形成新聞類稿件，宣傳公司活動與品牌；  

b、借助周年慶典的契機，在專業(yè)雜志刊登“促銷”廣告，配合媒體宣傳擴大影響力，促進銷量；  

c、第一時間圖文并茂形成新聞稿，發(fā)布在公司網(wǎng)站，并通過官方“微博”“論壇”等形式進行轉(zhuǎn)載或轉(zhuǎn)發(fā)；對會議視頻、照片進行存檔，在公司宣傳視頻制作時將作為重要元素，同時在各種展會、宣傳活動時播放，以彰顯公司實力，樹立品牌。  

7、周年慶典應(yīng)急預(yù)案  

a、為了確保活動正常進行，在設(shè)置專人確保會議在酒店、公司等區(qū)域不被外界因素所打擾；  

b、與會嘉賓人數(shù)：與會人數(shù)直接關(guān)系到會議整體安排、費用支出、活動效果等，因此銷售人員應(yīng)在邀請信發(fā)出后確認(rèn)、會議前確認(rèn)、客戶日程安排確認(rèn)等，如果在會議時，與會人員未到，應(yīng)盡快通知組委會，及時對相關(guān)安排進行調(diào)整，以降低損失；對部分重點客戶，應(yīng)有銷售部門負責(zé)人主動聯(lián)系，確保到會；  

c、活動中得客戶代表發(fā)言環(huán)節(jié)，應(yīng)安排1-2名忠誠客戶，以防無人發(fā)言的情況發(fā)生。