活動策劃中場地選擇的七個要點【成都】

成都成都活動策劃公司認為在制訂活動策劃方案尋找場地的時候，不論是尋找傳統的還是個性十足的活動場地，都要考慮這以下七個要點。
1.地點（本地、外省、外國）
活動地點的選擇取決于嘉賓的情況。大多數嘉賓都住在什么地方？成本開支中都包含哪些費用？
2.日期
哪些節假日、宗教節日或者其他特殊活動（例如運動會、競選等）可能會影響客人的出席情況、勞務費或者其他費用？
3.季節
甚至是季節也會對活動場所的選擇產生影響。同樣的場所會因為不同的季節而在物流管理和預算上有所不同。不同的季節對于你所選擇的活動場地有不同的要求。例如在盛夏的午時舉辦露營活動，就需要考慮使用空調、后備發電機或者吊扇的費用；而在初春或晚秋舉辦露天婚禮，成本里就需要加上供暖系統、獨立式加熱器、鋪地板、照明的費用，因為在此時早晚還會很涼，客人的腳踩在草地上會感到濕冷，并且天黑得也格外早。這些情況同樣適用于室內活動。
4.時間
活動時間也是一項進行活動策劃重要因素。在你所選定的場所，是否一天中就只有一家公司舉辦活動？還是活動已被排滿？如果活動排得太多怎么辦？如果排在你前面的活動拖延了咋辦？如果活動結束了，他們的客人還遲遲不走又該怎么辦？供應商布置場地的時候花了多少時間？客人進場得花多少時間？如果你的活動排在前面，怎樣才能確保客人能準時離開，以便不耽誤下一場活動的進行？如果選擇的場所只有你一家舉辦活動，你的服務是否會更周全？

5.活動是在室內還是戶外
如果計劃舉辦戶外活動，則就需要準備一套備選活動方案來應對惡劣的天氣。在春夏秋季舉辦活動，要在選定的活動場地預訂一些帳篷或房間，以防天有不測。冬天的戶外活動也是如此。如果安排的是滑雪活動，則就需要預訂一些其他的活動會場，以便天氣不適于滑雪時，可以轉移活動地點。
戶外活動需要特殊的布景，成本因素也會有所不同。例如如果安裝帳篷要根據客戶的不同需求，準備安裝工作可能需要大約兩三日至一周不等。如果遇上雨天，還有可能延遲。此外還要算上等地面變干的時間。拆卸撤離也得花個一兩天。有些活動場地可能還需要計入安裝和拆卸設備期間的場租，因為該場地在那一段時間無法再租給他人。另外還要確定工作是否安排在周日，因為如果是這樣的話，勞務費里還應計入加班費。其他費用因素還可能包括對活動場地的照看，或者在活動場所沒有廚房、又或者廚房不符合自己要求和安全要求的情況下，為酒宴承辦人準備單獨的帳篷以作廚房之用等情況。帳篷可能會被風吹走，因此必須有人能迅速及時地處理此事，從而避免引起更大的麻煩。此外在夜間、在搬進、撤離活動會場以及裝、卸活動設備期間，會因為人多手雜，必須確保有人看管租用的物品，如桌椅、布景道具、視聽設備等。
6.活動場地是否不止一個
如果活動的舉辦涉及兩個不同的地點，則就需要考慮一些路上交通所花的時間。如果不存在交通問題，則就需要考慮一些迎賓的方式。
7.制訂預算
成都成都活動策劃公司認為活動會場的情況通常也有可能會各不相同。例如在酒店舉辦活動，使用桌椅、桌布、專用酒杯（如馬丁尼酒杯）不需要支付額外的費用，但是在會展中心、博物館等地舉辦活動則情況不同，對方要專門為你的活動準備這些用品，因此可能會收取租金。