【會議策劃】成功會議計劃的小細節 - 活動策劃公司

會議公司在策劃會議時，除了在會議規格和亮點上尋找突破外，不應忽視會議的小細節。它往往是一個成功的會議，體現在小細節上，使與會者感到舒適和尊重。那么，組委會和會議公司要想成功舉辦會議策劃，需要注意哪些小細節？

將會前準備階段的總體控制、總體協調和總體安排，簡單理解為成立會議組委會，對會議進行全面管理、監督和跟蹤。

會前材料的準備、設計、印刷和組裝。會前資料可以是會議組織者的介紹或會議日志，使來賓系統可以通過多種渠道了解會議和組織者的信息。

會議邀請。對于貴賓，必須用紙質邀請函來表示組委會對貴賓的尊重和誠意。其他參會嘉賓可通過電子邀請函進行邀請。一是便于登記統計，二是有利于二次溝通共享，為會議前期的宣傳造勢，擴大會議本身的影響力。

找一家可靠的會議服務公司進行合作，負責會議的定位、策劃、落地和營銷，大大減輕組委會的工作量，實現專業組織做專業的事情，確保會議***落地。

確定演講人、演講主題和演講風格。組委會要及時協調前期工作，完善演講稿，做到演講內容翔實、語體有趣、不冷場。

根據主辦方的預算控制，VIP客人可以接機，其他人員可以根據請柬導航自行前往酒店，或者，如果預算足夠，統一接機。

酒店入住和客房分配。為了避免大家的選擇，可以通過在線技術實現電子報表和房間分配系統。對于特殊VIP，可提前實現客房分配制度。

活動現場布置的核心是場地要簡潔大氣。當然，如果預算足夠，就要大膽，有較好的經驗效果；要有三點計劃，七點落實，落實要注重細節。而且，每個環節都要有計劃，特別是舞臺區。照明、音響、LED顯示屏均為電子設備，與電源密切相關，必須做好突發停電、撞車等應急預案。

會議期間要做好會議接待工作，如會場指導、午餐晚餐安排、旅游學習安排等。我們應該在每一個環節上都盡量小心，不要給客人一種孤獨感，這樣才能保證會議的滿足感和價值感，活動結束后，大部分組委會將***宣傳報道。活動結束后也要給客人提供一種關懷，同時也容***現活動中的一些不足，從而引導下次會議更加。