計劃和實施了哪些活動？分享干貨使用 - 成都活動策劃公司

在上一期中，我與大家分享了活動策劃總體實施的四個步驟。不少網友反映了在活動策劃的具體實施中應該做哪些工作。今天，我將與大家分享活動策劃具體實施的細節。我希望它能幫助那些還沒有在家工作或者已經在云端工作的人提高他們的學習。#工作技能#

活動策劃的具體實施主要分為三個部分：前期準備、活動現場和后期工作。根據不同的活動類型，所需的準備和實施工作是不同的，所以我們應該根據自己的實際情況來選擇。

通過對上一篇執行流程文章的介紹，我們知道活動策劃方案需要包括策劃方案、宣傳方案、執行方案、預算方案等，在我們前期的宣傳工作中，方案屬于核心靈魂。沒有它，一切都很容易混淆。此外，在一些活動中，我們需要采取商務合作和談判的方案。

活動開始前，我們需要保存所有的稿件，主要是三種稿件：邀請函、邀請函和新聞稿。申請書用于報告和協助申請活動。例如，需要上級單位支援場地或設備時，需要請示。顧名思義，邀請函將用作邀請函。活動開始前，應邀請領導、嘉賓、合作單位及其他相關人員到場。新聞稿分為熱身稿和報道稿。在活動前期，要開展熱身宣傳，讓更多的人知道活動的舉辦情況，讓更多的人參與活動。后續報告是活動影響的重要“熱身”。

舉辦活動離不開設計。圍繞活動主題的主屏幕設計，各種宣傳頁、印刷材料等的設計要提前做好。設計文件還需根據線上線下使用的分辨率輸出，便于早期宣傳和材料印刷。

前期的宣傳必須公布活動的地點和時間，所以需要在前期提前實施。對于一些大型活動，要事先找公安機關報案，準備具體的相關要求和材料。你可以自己上網查。我不會在這里一一列舉和解釋。

根據《群眾性文化體育活動治安管理辦法》第六條，群眾性文化體育活動參加人數在200人以上3000人以下的，由縣級公安機關批準；參加人數在3000人以上的，由縣級公安機關批準由地（市）級公安機關批準；跨區域群眾性文化體育活動的參加人數，由同級公安機關批準。發證的公安機關應當向上一級公安機關備案。

Ppt已成為最重要的活動宣傳載體。很多活動都離不開PPT，比如論壇、講座、峰會等活動都必須能夠使用PPT。不僅主持人的PPT要有統一的VI視覺準備，而且需要上臺演講的嘉賓的PPT也要提前收集。我遇到過很多網站的干擾，很多嘉賓的PPT不一定適合網站的屏幕，這會影響展示效果。

提前用邀請函邀請領導和客人是最不禮貌的。如果你忘了做這件事，除非沒有你他們做不到，否則愿意來現場的人不多。高層人士經常被邀請。最后，有必要確定出席的客人名單，以便安排接待。

媒體邀請函主要采用兩種稿件，一種是媒體邀請函，另一種是新聞稿、網絡媒體、紙媒、電視臺等，他們想邀請哪種媒體取決于活動的宣傳需求和預算。每個地方的價格都不一樣，相關和無關的價格也不一樣。最后，需要確定媒體名單，以便安排媒體宣傳確認。

領導和嘉賓的講話要提前準備。很少有領導和客人愿意花時間考慮在現場說什么。不管他們不使用你的手稿，他們都應該事先準備好，并提前寄給他們審閱。雖然我對這些選秀代表的行為有很多問題，特別是在大型或高層活動中，但他們通常是由公司的小文案撰寫。當我知道這個程序時，我常常不想聽會議的前一部分。不過，這也是行業的規律。

主辦初稿主要介紹活動的全過程和關鍵人物的姓名信息。修飾漂亮的句子不是最重要的，但應該提前寫。畢竟，你不知道你邀請的主人在哪里。只有過程和關鍵信息是先進的。

根據活動的類型、預算和場地，選擇不同的攝影和視頻搭配。例如，對于論壇會議，攝像機需要安排一個固定的位置來記錄整個活動階段，如果可能的話，還需要安排搖號拍攝。在這個短視頻媒體火爆的時代，需要專門的人員拍攝垂直版。而游客看臺的攝像機布置可以作為拍攝現場的特寫鏡頭，效果非常好。所有這些都需要事先安排和溝通。

如果要使用LED屏幕、聚光燈、音響等，需要事先與現場溝通，使用大功率電力和工程師對接。

事先設計好宣傳資料和場地布局后，安排供應商制作，如背景板、橫幅、海報、水牌、劍旗、邀請函、展板、背貼、掩埋套等，三維文字根據規劃方案效果圖的布置，逐一實施。

LED屏、燈、音頻、計算機、開關站、麥克風、遙控器、WiFi等電子設備不僅要提前準備和實施，還要安排專門時間進行現場調試。和麥克風一樣，我們必須經常準備，每一個場景都會或多或少地出現問題。

水是最基本的必需品。不管是對員工還是客人，你也應該用更少的預算來準備。如果有條件的話，可以準備一些西餐、水果菜等。不應忽視基本的接待。

在地毯方面，我們需要提前做好溝通。一般來說，我們不需要自己買地毯。例如，酒店的大部分地毯都有設備，但如果沒有，我們需要布料供應商來準備。

在簽到方面，有的打印在A4紙上進行簽到登記，有的打印在背景板上進行簽到，并根據具體情況準備中性筆和記號筆。

準備花束是為了慶祝和好看。它們通常放在主席臺、簽到臺和貴賓室桌上。可以由供應商統一安排，也可以由花店自行提供。這些都是傳統的，不需要太多。當然，花卉產品的選擇盡量不要選擇一些比較刺激的，因為你不知道誰會過敏。

確定桌椅的數量和尺寸，讓供應商準備好，放在現場，每個桌椅都需要有桌布和椅套，這樣會更正式。

煙花***要視需要而定，并要事先溝通場地是否可以放，現在一些酒店為了避免清潔困難不允許放煙花***。

一般來說，知名品牌都會在領導和嘉賓及論壇的舞臺上展示，一是表示尊重，二是可以利用領導和嘉賓的現場照片造勢。不過，其他二級客人或參與者通常只需要根據區域劃分制作回貼紙，這樣就可以在網站上找到自己的位置，避免網站混亂。

在一般的正式會議上，工作人員都會穿上統一的服裝，這樣比較專業正式，也方便咨詢。

根據不同的需要，參賽證一般分為五類：工作證、布藝證、媒體證、參賽證和嘉賓證。不同的證件攜帶不同的證件，便于區分。

一般的活動，無論是演講、討論還是玩游戲，時間都是有限的。根據時間安排規則，活動可以在預定時間內完成，不能超過預定時間。因此，需要倒計時板提醒。

有來自遠方的領導人。當他們拿起一架飛機和一輛汽車，他們需要提出一個標志，以識別。

提前安排禮儀人員。彩排要到位，一般禮儀的衣服和鞋子要統一，這樣看起來比較正式。解決這個問題的最好辦法就是讓供應商。他們通常有合作租房，需要準備禮儀托盤。

如果有頒獎典禮，你應該提前準備。人員姓名和獲獎證書信息不得有誤。否則，場面就很尷尬。你必須再檢查一遍。

零用現金很重要。我想提醒你，你應該好好照顧它。每次你舉辦活動，都會有或多或少的額外開支。有些錢會很高，所以公司必須保留零用現金，這些零用現金可以通過票據沖銷。

工作餐應由供應商提前準備，因為有時如果數量太大，可能暫時找不到餐廳。另一種情況是活動在一個偏遠的地方舉行。在這個時候找到一個好的餐廳供應和送貨是非常重要的。畢竟，當員工餓得頭暈的時候，他們是怎么工作的？做這項活動需要大量的體力和腦力。請注意，禮儀、志愿者和媒體記者等餐飲服務也需要安排。

邀請主要客人參加會議，大多數客人會后會帶他們吃飯，然后在桌上進行商務談判。就像工作餐一樣，他們應該提前準備。他們應該準備在哪里吃什么菜。應提前預定房間、菜肴和飲料的安排，以便領導客人在餐廳用餐時不用長時間等待。

來自遠方的領導和客人需要為他們準備酒店住宿接待。他們需要提前找到一家好的酒店進行調查和合作談判。一般來說，他們作為企業說話時都有優惠的價格。如果是現場活動，應提前安排人員。當然，級別一般不同于主賓。

一些外地的領導和嘉賓需要提前為他們預訂車票和高鐵車票。到達目的地城市后，需要安排車輛和專人提前接送。如果活動地點與酒店不在同一地點，也需要安排車輛接送。

如有單獨的商務合作談判準備，需提前安排會議室。一般來說，酒店會使用特別的商務會議，并會有特別的工作人員協助。

安排志愿者或專人做好出勤和座位引導，避免現場混亂，不怕人多，不怕亂。

做好停車位的引導和安排，并與現場保衛處人員協調車輛停放計劃。對于一些大型活動，大小車輛應分開停放。

領導客人提前到達后，需要引導到貴賓室休息接待，也是管理層進行商務洽談的機會。

現場應有專人負責保管備用設備，如麥克風、翻頁筆等，這些設備經常出現問題。出現問題時，應立即更換。

電視臺等媒體基本在會前會后采訪關鍵人員。媒體組同事負責接待記者，安排采訪需求。

接待車輛應根據領導和客人的實際需要安排。一些領導和客人走到前面。車輛不能等到最后。

在供貨商的幫助下，盡早安排配電場的主力軍。一般來說，它是提前一天完成的。如果配送場當天完工，時間就太緊了。有時現場不易處理突發事件。

活動結束后，與供應商一起做好場地清理工作，列出材料設備清單，歸還借來的，帶走有用的，保證基本衛生。

跟蹤媒體的新聞發布情況，做好發布環節安排和剪報安排，如有可能，聯系媒體協助統計閱讀量也非常出色。

如果你想找攝影師復制拍攝材料，不要讓他們通過互聯網發送。文件太大了。這些材料很重要。今后的宣傳要靠他們。

活動結束后，制作最終報表，清點所有費用，以便找到財務報銷。如果您有甲方，您需要要求甲方收取余款。如果你與乙方合作，你需要誠實地為他們結清余款。

活動結束后，對活動進行總結和回顧，找出問題點，下次優化變更，輸出總結報告，并向相關領導匯報工作。