活動現(xiàn)場執(zhí)行漏補(bǔ)缺辦法有哪些 - 成都活動策劃公司

　　這份清單包含12個流程，103個關(guān)鍵項(xiàng)，希望能為活動策劃人和甲方爸爸們提供思路，或查漏補(bǔ)缺，將活動執(zhí)行完美落地。

　　活動前期-布場

　　一、場地主溝通清單

　　有人說活動場地決定了30%的活動效果，所以主辦方要格外了解場地的情況。

　　1.確定布場的時間；

　　2.確定貨車通行的時間；

　　3.確定電源位置及用電量；

　　4.確定客梯、電梯位置；

　　5.確定VIP室面積、座位、人數(shù)；

　　6.確定簽到臺、展示區(qū)位置、面積；

　　7.確定座椅數(shù)量、擺放位置（首排離舞臺4m）形式（課桌或劇院）；

　　8.確定地臺數(shù)量、水臺、茶歇位置；

　　9.確定網(wǎng)絡(luò)接口位置；

　　10.確定場燈位置和調(diào)試方法；

　　11.確定空調(diào)溫度、講臺位置及高度；

　　12.確定場地方布展負(fù)責(zé)人；

　　13.確定指示牌、條幅、停車場位置。

　　二、搭建公司溝通清單

　　要和搭建人員充分溝通，清晰地描述想要呈現(xiàn)的樣子，體現(xiàn)出這場活動應(yīng)有的顏值。

　　1.示意外協(xié)公司貨物通道入口、貨梯位置；

　　2.定好舞臺、主背板位置，測量好前后距離；

　　3.簽到背板位置、展示區(qū)位置合理規(guī)劃；

　　4.示意展覽公司指示牌、活動展架、條幅位置；

　　5.示意展覽公司搭建安全注意事項(xiàng)；

　　6.示意AV公司燈架及投影儀、追光位置；

　　7.示意AV公司動力電源位置及用電量；

　　8.示意AV公司搭建安全注意事項(xiàng)。

　　三、物料檢查清單

　　活動中的物料相當(dāng)繁雜，除了制作管理物料的清單外，還需制定以下行動計(jì)劃。

　　1.時時檢查布展進(jìn)度和布展質(zhì)量；

　　2.及時糾正出現(xiàn)的問題；

　　3.搭建好音響設(shè)備后，盡快挑選音樂；

　　4.接收客戶提供的物資；

　　5.將物資存放到VIP室；

　　6.利用這段時間分裝資料、禮品；

　　7.檢查所有活動道具；

　　8.看好物資，謹(jǐn)防會蟲。

　　四、搭建檢查清單

　　在搭建完成后，用此清單來進(jìn)行質(zhì)量檢查。

　　1.檢查所有展覽物品，文字、LOGO、畫面有無錯誤；

　　2.按照來賓行進(jìn)路線，逐一檢查沿途展覽物品；

　　3.條幅一定要繃直；

　　4.活動展架不要出現(xiàn)立歪、立斜、立不住的情況；

　　5.觸摸展示區(qū)、展臺不能有灰塵；

　　6.背景板要求平整、干凈、光滑；

　　7.舞臺地毯要求平整、無污漬；

　　8.TRUSS架不要遮擋視線；

　　9.出現(xiàn)以上情況，統(tǒng)統(tǒng)返工。

　　五、AV串場清單

　　AV設(shè)備體現(xiàn)了整個活動聲光電的效果，開場前需要進(jìn)行以下調(diào)試。

　　1.講一下視頻、燈光、音響流程；

　　2.準(zhǔn)備好視頻素材并檢查有無問題；

　　3.按照標(biāo)準(zhǔn)流程串場（客人簽到時的場景），沒有主持人時由負(fù)責(zé)人替代；

　　4.試聽并選擇合適的音樂；

　　5.選用合適的燈光；

　　6.視頻不流暢重新播放；

　　7.嚴(yán)格糾正配合不協(xié)調(diào)的行為；

　　8.注意每個環(huán)節(jié)的燈光是否協(xié)調(diào)；

　　9.站在講臺上檢查，面光不能刺眼；

　　10.注意講臺高度是否適合。

　　活動前期-彩排

　　六、彩排清單

　　提前彩排非常重要，現(xiàn)場情況無法預(yù)測，彩排可以避免90%的大坑。

　　1.通知需要彩排的人員按時到位；

　　2.確認(rèn)燈光、視頻、音響是否調(diào)試到位；

　　3.確認(rèn)道具是否準(zhǔn)備就位；

　　4.主持人如果不能來，就需要尋找資深人士充當(dāng)；

　　5.安排幾名志愿者充當(dāng)嘉賓、禮儀；

　　6.安排搬運(yùn)道具的勞動力和場燈控制員；

　　7.所有人員就位后，跟大家講明彩排的流程和注意事項(xiàng)；

　　8.至少兩次全過程彩排；

　　9.重點(diǎn)環(huán)節(jié)單獨(dú)開小灶；

　　10.最后，開始你的表演吧！

　　七、執(zhí)行分工清單

　　讓活動執(zhí)行組人員各司其職，像一個齒輪一樣轉(zhuǎn)起來。

　　1.彩排結(jié)束后，安排人員看管物資，尤其是禮品和展示區(qū)的設(shè)備；

　　2.確認(rèn)人數(shù)，提前預(yù)定好午餐；

　　3.抽出時間檢查各個區(qū)域展覽物品是否到位、完好；

　　4.確認(rèn)簽到物資是否準(zhǔn)備妥當(dāng)；

　　5.確認(rèn)禮儀、攝像、攝影、演藝人員、主持人到達(dá)時間，到達(dá)后立刻進(jìn)行會前溝通，禮儀必須進(jìn)行簡單彩排；

　　6.確認(rèn)嘉賓名單有無更改，如有更改立即告訴主持人；

　　7.禮儀換好服裝后，提前30分鐘上崗；

　　8.確認(rèn)VIP室茶水準(zhǔn)備情況；

　　9.還剩一點(diǎn)時間，去趟衛(wèi)生間，然后休息一會吧！

　　活動中期-開始

　　八、會議簽到清單

　　會議簽到是一場活動的面子，一定要做到：高效、體面、周到。

　　1.安排媒介和客戶工作人員、禮儀負(fù)責(zé)簽到；

　　2.安排客戶專人接待VIP人員；

　　3.安排禮儀給VIP人員佩戴胸花；

　　4.會前再次確認(rèn)嘉賓名單有無變化；

　　5.展示區(qū)人員到位，給來賓做講解；

　　6.禮儀人員引導(dǎo)來賓入場并示意往前排就坐；

　　7.各單位工作人員到位。

　　九、住宿簽到注意事項(xiàng)清單

　　1.住宿簽到需工作人員提前領(lǐng)取房卡，并按住宿名單分配；

　　2.VIP房需提前檢查物資配備情況，原則上應(yīng)安排視野最好的房間；

　　3.普通來賓房間吧臺食物及飲料提前全部撤出；

　　4.普通來賓房間上網(wǎng)服務(wù)和收費(fèi)電話服務(wù)提前取消，未經(jīng)客戶負(fù)責(zé)人確認(rèn)不予開通；

　　5.住宿簽到時發(fā)放胸卡、活動日程、房卡、禮品，會議資料應(yīng)在會議簽到時發(fā)放。

　　十、活動中注意事項(xiàng)清單

　　1.會中，安排場地方服務(wù)生看守大門，來賓進(jìn)出為其開關(guān)大門；

　　2.安排工作人員持手電引導(dǎo)遲到來賓入場就座；

　　3.會前提示來賓將手機(jī)置于振動或靜音狀態(tài)；

　　4.與客戶確認(rèn)會議開始時間，提前5分鐘，禮儀將VIP人員引導(dǎo)至?xí)鼍妥?/p>

　　5.會議開始，通知各單位各就各位；

　　6.場燈滅、音樂起、追光打出，主持人上場；

　　7.會中各環(huán)節(jié)提醒各單位注意相關(guān)工作；

　　8.提醒場地方提前15分鐘將茶歇準(zhǔn)備好；

　　9.茶歇結(jié)束后，用手持?jǐn)U音器引導(dǎo)來賓重新入場；

　　10.Q&A時安排媒介搬桌子、板凳、遞送麥克風(fēng)；

　　11.會后專訪提前準(zhǔn)備好房間，禮儀引導(dǎo)VIP進(jìn)入專訪會議室。

　　十一、撤展工作清單

　　撤展時，將完美進(jìn)行到底。

　　1.重要嘉賓離場時，安排專人按電梯；

　　2.來賓全部撤離后，現(xiàn)場開始撤展；

　　3.囑咐外協(xié)人員撤展時注意安全，不得損壞場地方設(shè)備；

　　4.與場地方進(jìn)行結(jié)算，一一核對賬單明細(xì)；

　　5.提醒客戶清點(diǎn)物資，將客戶需要的物資打包核對后返還客戶；

　　6.我方物資清點(diǎn)打包帶回公司；

　　7.檢查有無來賓及客戶丟失物品。

　　活動后期-善后

　　十二、活動善后清單

　　1.收集、沖印相關(guān)影像資料；

　　2.撰寫場地方及相關(guān)外協(xié)感謝信；

　　3.提交客戶滿意調(diào)查表；

　　4.撰寫活動總結(jié)報(bào)告；

　　5.結(jié)算相關(guān)費(fèi)用；

　　6.提交相關(guān)資料。

　　活動沒有標(biāo)準(zhǔn)的模板，每一場活動都有自己的特點(diǎn)，以上這十二份清單，僅供大家學(xué)習(xí)參考，希望大家在活動策劃工作中，不斷完善自己的‘清單’，使每場活動都能完美落地。