如何提高會議效率

提高會議效率：1 保證會議要有內(nèi)容，明確要解決的問題。開門見山，直奔主題； 2 及時開會。在得到重要情報或要要求作出決策時應(yīng)立即召開，以保證有充分的時間采取行動；3 主持人和參會者都要守時。如有遲到者，象聯(lián)想規(guī)定的那樣，在會場當(dāng)眾站立幾分鐘，下次很少有人愿意再吸引大家的視線； 4 主持人在會前明確通知會議目的、程序、時間、地點(diǎn)，讓參會者有所準(zhǔn)備。正式會議，還要把議程發(fā)給參會者； 5 出席討論和決策的會議人數(shù)以5-7人為最佳。出席會議超過20人，只能通報情況或布置工作，更多的人只適合于報告會和表彰會；6 一般會議時間以一小時為宜，大型報告會也不應(yīng)超過兩個小時。生理學(xué)家認(rèn)為，腦力的最佳狀態(tài)只能保持45分鐘，人在生理上產(chǎn)生疲勞感的臨界點(diǎn)是一小時；7 會議的重要原則是議事不議人。不要輕易按照少數(shù)服從多數(shù)的原則確定最后方案；8 會議要創(chuàng)造出一種寬松、坦誠的氣氛，有利于思想的交流與溝通，提高會議效率； 9 會議結(jié)束前要做總結(jié)，建議行動方案，明確責(zé)任和規(guī)定期限。

這里給一個總體思路：首先，組織制定一套《會議工作手冊》。有一套會議管理規(guī)范和制度，規(guī)定分類、流程、要求、規(guī)則、紀(jì)律等 。其次，要有一個好的智能會議系統(tǒng)/平臺，能夠支持會議籌備、會務(wù)落實(shí)、現(xiàn)場管理、參會服務(wù)、會后落實(shí)、會議查詢?nèi)鞒淘诰W(wǎng)上運(yùn)行。平臺應(yīng)具有豐富、靈活、易用、高效、節(jié)約的功能。其三，要培養(yǎng)會議上網(wǎng)的習(xí)慣，能在網(wǎng)上組織的會議決不用跑腿+電話的方式，領(lǐng)導(dǎo)帶頭，干部嚴(yán)格要求、群眾積極參與。其四，全面實(shí)現(xiàn)無紙化、網(wǎng)絡(luò)化，減少會議資料、交通、住宿、差旅開支。其五，具有落實(shí)機(jī)制，會議紀(jì)要、任務(wù)一體化，能對會議決定、決策、事項全面落實(shí)進(jìn)行監(jiān)督管理。