活動策劃在初級階段如何進行規(guī)劃及預算【成都】

對于活動策劃而言—不論是會議、公司活動、籌款晚會、大會、會展、會獎，還是其他特殊活動一一人們一直將其比作拍電影。而事實上進行一場活動策劃更像是舞臺劇的現(xiàn)場演出，是不設安全網的高空鋼絲表演。活動一旦準備就緒馬上要開始的時候，就沒有什么回頭路可以走了。一切都必須一次性完成，并沒有什么彩排。也不可能喊“停”之后重拍。電影腳本能讓人對故事情節(jié)未卜先知，而籌辦活動則根本無法預知顧客與供應商之間的互動與反應。但是策劃、未雨綢繆能讓我們防患于未然。牢記墨菲定律：有可能出錯的事情，就百分之百的會出錯。
      今年某成都年會策劃公司有一次活動策劃非常失敗，因為在某私人泳池舉辦的這一活動需要使用音樂噴泉，而當安裝人員在活動前幾天進行噴泉的照明以及音樂播放設備的大規(guī)模安裝時，卻突然發(fā)現(xiàn)游泳池在幾個月前就已經注滿了水，而活動策劃公司并沒有接到通知。策劃公司及其供應商沒有在簽訂合同之后進行活動前的核查，也沒有在和場地業(yè)主的合同以及活動場所的功能列表上針對泳池的要求列出任何條款。最后活動策劃公司只好自掏腰包，擴大裝潢規(guī)模并增加煙火表演，以期這一新幻的風格能令客戶滿意。然而客戶根本不需要這蛇足之舉，因為他們期待已久的一場特別活動幾天后就將舉行，而這無形中給即將到來的活動增加了壓力。

盡管你并不是在執(zhí)導一部奧斯卡獲獎影片，但要明白你的作品可能會成為某人一生的回憶。正如電影制作有詳細的腳本，任何一場的活動，不論人數為50還是2000，其策劃與預算都應該做到事無巨細、悉究本末。不同活動的預算可能會花費幾萬到幾十萬不等，而今天花費幾百萬也不過是家常便飯。如果活動舉辦的當天一帆風順，并且賓主盡歡，同時又能達到超常效果，那么活動策劃方可算是做的很成功了。
      不論是舉辦活動還是參加活動，都要在開始進行活動策劃之前確定活動目的，即明確活動目標。任何活動都可能有主要目標和次要目標。本章將在稍后部分對活動目標進行詳細論述。了解活動之所以舉辦的原因有助于你（和客戶）制定出公司目標或客戶目標，即有形收益（短期收益）和無形收益（長期收益），以便于選擇出適于實現(xiàn)這些目標的活動的恰當類型。以商貿會為例，與會公司可以作為參展方，派出代表全權處理活動期間的一切工作；也可以作為參觀者，在研討會上出席；或者作為舉辦方，為所選出的參會人員舉辦盛大的告別活動、招待活動或晚會。每一活動方案都會因其付出的財力、精力和時間的不同而為公司帶來不同的收益。為了滿足公司目標，必須找到一種活動，既能物超所值、又能卓有成效。《企業(yè)活動與商務娛樂決策指南》一書深入細致地列出了活動的主要類型，以及各種活動所能達成的公司目標以及活動目標。