如何籌備舉辦一場成功的百人活動？ - 活動策劃 - 紅星成都活動公司

有經驗的活動運營都知道，百人活動如果籌備期低于2周就很難辦起來，因此本文這場活動在一開始安排了約1個月的準備期。但是計劃趕不上變化也是做活動的常態，當得知活動要提前，我們估算了一下時間還剩17天可以用，就硬著頭皮上了。

本次活動是公司舉辦的品牌答謝宴會，邀請了約100位互聯網圈的合作伙伴，在計劃、執行期間遇到很多挑戰，在此復盤并為其他小伙伴排雷。

本文3000字。

一、    活動策劃期

活動運營不打無準備的仗，在活動籌備的前期，可以先遵循黃金圈法則來做一個基礎的規劃。

1、首先要明確活動目標和活動的定位，明確活動針對的群體。

本次活動為公司品牌活動，“感恩”與“展望”為重要關鍵詞，由此活動圍繞“大客戶答謝”這一主要目的展開，著重加強與各大合作方之間的溝通交流，展現公司實力和展示品牌形象。

排雷：涉及到對外品牌形象展示的活動，在前期要注意多和上層領導做溝通交流。一方面，是要對自己所能掌握的底牌信息（活動預算、公司能給到的資源支持等）有所了解，另一方面是要盡快明確對方的訴求和想法，并根據自己的經驗做出相應的判斷——在雙方都能接受的情況下，可以盡量滿足對方的需求。如若對方的期望和實際落地執行之間存在偏差，就要提前將可能產生的后果告知對方，再根據對方可承受的程度進行及時調整。

要記住，活動運營首先要對自己的活動結果負責，要敢于推進和決策，切忌任何優柔寡斷。

2、梳理活動的整體思路，確定每一環節相對應的執行排期。

（本次活動的甘特圖）

在明確活動目的以后，就要對活動有個整體的規劃。就本次活動而言，我先確定了活動形式——酒會。氣氛輕松且偏高端商務，比較適合招待我們互聯網圈的大客戶。后確定活動主題、內容、流程、主視覺調性和邀請方式等。

往泛了說，一場答謝酒會的前期籌備無非涉及到方案、場地、搭建、人員和物料這幾個大項，但由于活動本身范圍廣、內容復雜，就決定了需要活動負責人員從一開始就對具體執行方案有一個全面深入的思考。一旦缺乏對策劃步驟和時間推進節點的清晰認知和掌控，活動負責人員就很容易陷入混亂和被動。

排雷：在給自己排具體的活動推進表的時候，要盡量把所有計劃提前，將最后一周的時間預留出來。在本次活動的前期策劃期，我就面臨活動籌備時間忽然被大幅縮減的意外情況。如果沒有給自己預留時間，沒有提前做好Plan B，在活動的籌備期就會相當手忙腳亂。

二、活動籌備期

這個階段主要是將每一個策劃步驟落實到細處并付諸行動。

1、活動場地的選擇將直接影響活動的風格、規模和現場參會體驗等

要辦活動，場地先行，對于一場活動來說，場地從來都是重中之重。在本次活動中，我花了相當長的時間在場地確認上。除了要在預算可控的范圍內盡量貼近活動主題，還要對周邊環境、交通便利程度和內部可搭建區域等等有一定的考量。

哪些渠道可以找場地呢？為了讓活動盡可能可控，我個人比較偏向通過熟人介紹和自己搜集這兩種方式，但是會小二、酒店哥哥這類第三方平臺也是可以參考的。如果你手里的預算寬裕，可以考慮直接和會議公司進行合作，他們一般手里會有大量場地方，能幫你在籌備和執行過程中節省很多溝通成本。

排雷：場地這塊除了要看基礎硬件設施，還要注意下餐飲和其他手續的辦理。酒店還好，餐飲都是現成的，但是某些不具備宴請功能的場地例如文化藝術中心等，在確認場地的時候要盡量問清楚酒水茶歇怎么算，另外，要確認好場地內是否允許擺放引導物料，搭建方入場搭建及撤離的時間是否有特殊限制，搭建方停車或者入場需要辦理哪些手續……有些場地方會存在一些特殊規定，盡早在簽訂合同前問清楚，后續出現問題的幾率也就越低。

2、在定制物料和供應商的選擇上，生活經驗十分重要

我在伴手禮籌備這塊栽了個大跟斗。

初期的設想是以“關愛你的精神、你的生活、你的精神生活”為主要slogan來定制書型盒，并在書型盒內放置定制咖啡、3D餅干、手工皂和一本書籍。結果在找供應商溝通的時候處處碰壁，最后在活動前一周把計劃推翻重做，在活動前一天才全部落實制作到位。

我總結原因有以下兩點：一是心理預期太高，二就是生活經驗不足。在籌備的前期，了解從定制到出貨的各道工序對每個活動運營人員來說相當有必要。

我建議在做伴手禮構思的時候做兩套方案。第一套方案可以發揮想象，可以做完全自主設計。第二套方案則簡單實用，重可執行性。這樣拿著2套方案去找供應商，在出現現實落差的時候可以及時調整方案策略，以保證制作工期可控。

排雷：可以通過1688采購網和萬能淘寶來篩選供應商。但在此之前，要明確定制物料的份數以及需要用到的材質、檔次。如果份數在100左右，不建議定制（除非你有非常充裕的時間，或者是有私交特別好的供應商），一是綜合性價比不高，二是很少會有供應商愿意接活（某些定制需求往往意味著要單獨開模）。此外，需要算好物料從籌備到定制出貨的工期，盡量預留3-4天的時間，以防出現樣品質量不好，要全部返工的現象（畢竟供應商質量參差不齊）。

3、多部門溝通協作，需要進退有度

本次活動還涉及到公司內部各部門間的溝通協作——xx部門需要負責當天的活動執行，xx部門需要負責當天的客戶接待，xx部需要負責線上線下物料設計……除此之外，還需要各老大配合列出需要邀請出席的大客戶名單。

其中有以下幾點需要格外注意：

①    需要多部門配合你工作的時候，直接找擁有話語權的各部門老大（或各老大的助理）溝通，并以郵件的形式確認，再由他們傳達分配到人頭；

②    在與各部門老大對接的時候要明確表達你的訴求，以及需要對方給到回饋的時間節點，并請務必告知對方一旦拖延將造成怎樣的后果；

③    以上2點，請直接把大家拉到會議室開會說明，方便信息同步的同時，也利于互相監督，不要以為點對點的溝通就夠了。

排雷：每個人都很忙，都有自己的事情要處理，你交代的事情很可能會忘記、拖延、僅部分完成，不要指望別人會自覺、主動地做好你認為他應該做好的事。提前把對方所需要知道的信息都整理好傳達好，為對方多想一步，也是在為自己減少麻煩。所有需要對方配合的事都以正式的方式溝通到位，本次活動是走郵件并抄送所有人，并確定對方看到（收到不代表看到），同時要求對方回復郵件。

在活動開始前一定要開動員會，向所有工作人員再次強調下各自職責分工和所有注意事項。除了場地內部平面圖及搭建區域等場地信息要分發下去之外，各自的站位和著裝都要一一傳達清楚。

三、活動執行期

當天客戶答謝酒會的現場接待其實就一個關鍵詞——細致。不管是客戶接待還是現場互動，每一個環節都要預想到3個方面：是否安全、是否準備充分和是否體貼。

1、    會前有沒有向工作組及嘉賓多次通知時間、地點及天氣、交通；
2、    通往活動現場的途中有沒有專人或指示牌進行引導；
3、    提前入場的人有沒有對應的商務進行接待；
4、    假如嘉賓提前到達，有沒有可供休息的地方；
5、    是否有茶水招待
6、    ……

除此之外，還要考慮到全場的安保，要專門留幾位工作人員進行場控，要提前在門口安排專人給提前離場的人贈送伴手禮……每一個小細節都能看出活動主辦方的處事態度，也將會直接影響到品牌口碑和后續的合作。

（本次活動的總價表）

本場百人活動雖然只有17天籌備，但是整場活動沒有出現大的漏洞，基本上各個環節都保障到位。活動運營對于自己舉辦的每場活動都能挑出很多問題，永遠也不滿足，這就需要不斷反思、總結，并在下一次爭取做到更好。一個好的線下活動運營一定是具備強執行力、強溝通力和強烈的利他精神的人。在成長為這樣的人之前，一定要學會多想、敢做。

大家在做活動策劃方案的過程中，都會用到一些活動運營工具，比如投票工具、抽獎工具等，我們紅星成都活動公司(www.hfesports.com/)提供了大量的投票模板和抽獎模板，針對每一種應用場景都有相應的解決方案，歡迎大家免費使用！