會議策劃需要注意哪些問題？ - 成都活動策劃公司

? 如果覺得實在比較復雜，建議找專業的的活動策劃公司。因為設計，物料，攝影，策劃，交通，場地如果沒有專心分工的話是很費時間和精力的。?

? ? ? 提問是“行業會議”，或許我剛好可以回答。但樓主提問并沒有強調是收費的會議，還是免費的會議、主辦方的背景，以及舉辦會議的目的是什么。因為，這會直接影響到嘉賓邀請、與會人員落實這塊投入的時間和精力。可以這么說：?

? 如果主辦方是權威的政府機構、大型的行業協會，或者是主流的媒體，在這兩塊應該是比較容易；? 免費的會議在請參會人員這塊會相對比較省力，也比較容易快速做起規模；? 舉辦的目的是一場大型的論壇、賺錢的論壇、有影響力的論壇還是改變行業的論壇，這些不同的出發點也會影響甚至決定我們路徑的選擇及最終論壇的模樣。??

? 這里舉例的是我們Simba Events的 FBIF食品飲料創新論壇 模式，FBIF沒有政府、協會支持，沒有任何背景，公司團隊大部分為90后，創始人可以說都是“草根”出身，但團隊執行力是比較強悍的。另外，FBIF是收費的論壇，除了重要合作伙伴贈送少量免費票，其余全部收費（占99%），單張門票5800-6800元。請嘉賓的難度較大，時間、人力投入也相應較多。?

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?最近在做論壇的總結，梳理了我們公司的發展歷程。上數據：FBIF論壇從2014年第一屆的270人，2021年450個，然后逐年增長到2021年的2000人，年均增速在60%+。?

? ?這里我只能簡單總結我們的執行思路（列舉難點）和流程，穿插推薦分享部分文章作為延伸閱讀，更深入的執行，建議還是對每一塊都有系統的研究，或者找到專業的合伙伙伴來執行，例如，我們銷售部Research的模塊就有8個細分課程，超過6萬字的培訓，而Research僅僅只是銷售部其中一個模塊。?

? 思路和流程? ?首先，出發點和使命（價值觀）決定路徑與最終結果。?

?其次，論壇的準備工作是一項系統的工程，需要各部門的密切配合，樓主問題里其實已經涵蓋了會議主辦方主要的部門：策劃、銷售、會務，但要做到優秀，需要市場部、媒體合作部等更多部門配合。?

? 大型的行業論壇的定義：? ?在分析策劃部和銷售部之前，有必要定義 大型的行業論壇 ，一個行業論壇能夠舉辦成大型的論壇，必然有2個要素：“眾星云集”+影響力。?

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?眾星云集：即產業鏈里的主流企業的高層必須出席（我們內部的形象舉例是召開世界經濟論壇如果沒有美國、中國、日本、德國出席，全都是落后小國，那是個笑語），并且，要有足夠多的且重量級行業嘉賓參與，比數樓主列舉的500人（級別不能太低），也算是規模可以的行業論壇。嘉賓主要是策劃與銷售部邀請的，因此，策劃與銷售必須往兩個方向努力： 主流的企業+高層 。這部分是相對明確，可以量化的。?

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?影響力：這是無法量化的部分，但從表面上來看，可以拆解為有大量行業大咖參與、有大量業內人士關注、有大量權威媒體的報道等等。但真正決定影響力的還是在于論壇本身的內涵。一個大型論壇可能在行業人看來最遺憾的在于有大咖云集，但分享的內容基本上沒有什么干貨，或者分享者活動策劃太多，再或者大多數演講者照本宣科，會場令人昏昏欲睡。?

?那么，怎樣的會議有內涵？按照我們的理解，論壇一定要有有價值的內容。這里就要明確我們的初衷和使命，如果我們的目標僅僅是“大型的論壇、賺錢的論壇”，那就淪為為開會而開會，我們的所有指標可能都是可以量化的，我們所有的思考方式就變成怎樣快速吸引更多人報名、怎樣快速談下更多、更大的贊助商。?

?但如果是為了“影響和改變一個行業”那么，我們的目標就變了，進而我們的行為也會發生改變。我們始終思考的就是怎樣讓會議內容有價值。怎樣才是有價值的內容？可以初步拆解為：?

? 有最新趨勢；? 行業創新理念與案例；? 討論行業關注度高及對未來產生重大影響的話題。? ?關于這一部分，我們在策劃部分工里進一步延伸。?

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?部門分工??

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? 一、 策劃部：? ? ?

?策劃部負責演講嘉賓邀請與話題撰寫以及會議演講內容與流程的把控。?

?策劃的重點是議題建設與嘉賓的邀請（講什么，由誰來講，這兩點構成了會議的最基本的 內容 ），FBIF論壇在2021年450人規模的時候需要邀請的嘉賓數量在41人（論壇為第一天全體大全，第二天有2個同時舉行的分論壇），其中50%左右是老外嘉賓，所以，需要全球邀請。并且嘉賓級別大多數是在CEO、副總裁（這就符合前述關于“產業鏈里的主流企業的高層必須出席”的要求），食品行業里全球百強企業80%都是國外的企業，我們的嘉賓里必須有重量級的企業，如雀巢、百事、可口可樂、喜力等這樣企業的全球高層，而國內企業里必須有伊利、蒙牛、農夫山泉等這些企業的高層。但這部分是解決可量化的“眾星云集”的一部分。?

?這樣的有規模的論壇其實各行各業里都有很多，為什么很多業內人還是不屑于參與呢？因為，僅有光鮮的外表，但缺乏內涵。內涵怎樣打造？這里要明白我們客戶最根本的訴求。客戶參與行業會議，訴求無非2點：社交+學習。社交非常容易理解，也是大部分論壇本身具備的基本功能，但問題在于學習，那么，學習什么？?

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?前述對于“有價值的內容”：?

? 一定有最新趨勢；? 行業創新理念與案例；? 討論行業關注度高及對未來產生重大影響的話題。? ?在這里，策劃的要求就是“ 要比行業的人更看得清未來的方向 ”，這意味著策劃要在眾多企業與嘉賓中“選擇對”方向，當然，我們不必強求100%的對，也永遠不可能，但策劃始終要有自己的見解和態度，不必滿足所有人的訴求。?

?大部分的人，或者未深入了解及理解行業的人，會簡單粗暴的認為，公司規模大，排名靠前，他們的方向自然就代表著行業的方向，如果這樣執行上就是一個可怕的方向。所以，對于策劃來說，需要深入了解一個行業，又能在宏觀上把握行業的大勢。基于對行業、企業的理解后，再判斷誰能代表行業的方向與趨勢。基于這一點，FBIF論壇其中一個亮點產生了，我們策劃部請了很多全球各地，也包括中國本土的新興企業，甚至是不知名的企業、級別不高的基層執行人員，理由很簡單：“創新往往崛起于邊緣：最前沿的創新往往不是來自于大公司，而是崛起于邊緣”。一個論壇演講既有主流的代表行業方向的品牌方、新興的創新型企業、又有優秀的主流供應商（包括咨詢公司、市場調研公司）及創新型的供應商，那么，嘉賓的的構成就是相對完整的。?

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?以上的判斷與選擇，都是基于“影響和改變一個行業”的價值觀，很顯然，要選擇小的企業甚至不知名的企業，可能的結果是不“叫座”，選擇最優質的供應商就意味著要放棄很多演講的贊助（收入），當然，我們認為這僅僅是短期的，從長期來看，好品質的會議，必然會積累起口碑。?

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?前面確立了論壇的內容：講什么+誰來講。至于嘉賓具體怎么去講更生動、更吸引人，這又是另一項技術活，網上應該有很多演講技巧的教程，這屬于策劃與嘉賓溝通的問題了。?

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?策劃在這塊工作流程大致是：?

? 調研行業熱點話題? 洞察行業趨勢? 搜集潛在的嘉賓信息? ?聯系嘉賓? ? Pitch嘉賓? ?溝通話題? 跟蹤行程? 現場嘉賓服務? 會后服務與會后總結? ?（加粗部分對于普通的會議公司而言是最大的難點，也最耗時，很多大牛需要長期跟蹤）?

?推薦文章： 不足3個銷售配置的團隊如何做出一個608萬的會議？ 這是Simba Events（成都辛巴商務咨詢有限公司）創始人兼策劃總監Bella（貝拉）2021年寫的文章，里面大部分是關于策劃的工作，另外，2021年會議的業績超過1100萬）?

? Simba Events董事長貝拉：90后會議人，如何策劃一場千萬級的會議 ：貝拉于2021年8月2-3日在賽諾迅學習型活動策劃組織者交流大會上作的演講（內含部分PPT）。?

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? 二、 銷售部：??

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?銷售部負責與會人員邀請及落實（收門票費）、活動策劃以何種形式出現（賣贊助）。?

?關于會議“產品”的定義，大部分的人可能會理解為“演講內容+演講嘉賓”，但在Simba Events關于會議產品的定義里是包括現場出席的參會嘉賓。并且，在Simba的銷售部，每個人都有“質量”的責任。在一個行業論壇里，什么樣的參會嘉賓根本決定了質量？我們定義為“品牌方”，在食品行業非常好理解，是甲方企業，例如：雀巢、百事、農夫山泉、伊利等企業是品牌方，而“非品牌方”是包裝、配料、設備等企業。品牌方的參與決定了一個論壇真正影響的群體，并且也決定了“非品牌方”參與的積極性，也是非品牌方愿意贊助一個論壇的最根本的因素，因為沒有人愿意贊助一個全部都是自己競爭對手會議，或者都是供應商參與的行業論壇。?

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?那么，基于以上，銷售部的工作職責和流程大致是：?

? 收集品牌方全球、國內百強客戶信息? 電話、郵件、微信等各種方式邀請客戶參加論壇? Pitch嘉賓參會? 贊助商邀請（注意，強烈建議在邀請品牌方之后執行）? 售后跟進? 現場服務? 會后服務與會后總結? ?銷售的難點同樣在于嘉賓的邀請與Pitch這塊，贊助商的邀請只要在品牌方搞定之后，相對簡單，很多會主動尋求贊助，甚至不需要pitch。?

?進一步回答樓主的問題“活動策劃以何種形式出現等”，一個論壇的贊助形式非常豐富，但對于贊助商最在乎的只有兩項“演講+展臺”，其他的有座位貼、易拉寶、現場視頻播放、主持人贊助、冠名贊助等等，這些信息在各類的會議上可以非常容易找出來。?

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?推薦相同的文章： 不足3個銷售配置的團隊如何做出一個608萬的會議？ 這是Simba Events創始人兼策劃總監Bella（貝拉）2021年寫的文章，里面有一部分是關于銷售的工作）?

? 三、 市場部與媒體合作部：??

?市場部與媒體合作部這兩塊可以看階段來決定是否加入。如果論壇在初始階段，確實作用并不明確，因為，沒有初級產品出來、沒有用戶、沒有公關，談不上營銷。但市場部與媒體合作部的作用在于長期的影響力，對于項目的培育而言，是非常值得的投入。因為一個大型及有影響力的論壇，如果沒有背景，很難一炮打響（像烏鎮峰會），需要多年的積累。?

?這里也只簡單講市場部和媒體合作部的意義。我們知道銷售一般只能“點對點”的進行，效率相對比較低的，如果沒有口碑的爆發，銷售能夠邀請的嘉賓數量是有限的。但市場部和媒體部就不太一樣，他們可以直接影響到“面”，因此，市場部如果尋找或者發現重要的方向，可能會給項目帶來質的改變。?

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?FBIF經歷成功轉型是在項目初期郵件營銷替代了傳統的電話營銷，讓效率有了質的提升，所以，在人數沒有增加的情況下，單個銷售的業績卻大幅度提升，這背后實際上是市場部的力量。?

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?媒體部的作用是非常潛移默化的，基本上短期內看不出效果。但媒體部的價值在于幫助論壇把演講的內容轉化成文字、視頻、圖片傳播出去，讓價值得以流傳，影響到成千上萬個人。前面我們定義了大型行業論壇，它是有主流企業的高層參與，那么，大部分的分享是非常有價值、起到風向標作用的內容，也對行業的人非常有吸引力。?

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? 四、會務部：??

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?樓主提到“租賃場地、物料準備、會場時間及進度掌控及合理分配人員”。?

?對于會務部而言，主要的職責是保障會議能夠順利的舉行，對現場嘉賓的體驗負責。會務部可以理解為策劃的延伸，確保策劃的項目能夠最終落地。為確保有效的執行好會務工作，我們也需要將工作分解為幾個模塊，并且，每個模塊都應系統化、專業化的執行。下面是我們一些重點的舉例：?

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?1. 客戶信息管理：嘉賓信息登記、通知與簽到；?

?2. 供應商管理：負責供應商的洽談，負責供應商的對接與管理。供應商主要包含：酒店、搭建、同傳、錄音、速記、攝影、印刷等。?

?3. 物料管理：準備會議相關物料，會前、會中、會后的物料管理；?

?4. 贊助商服務：贊助商權益的跟蹤與落實；?

?5. 會議現場管理與執行：組織布置會議室，并確定各項設備、物料、人員的到位情況；?

?6. 人員管理：合理的組織安排會場工作人員，對會場人員進行管理培訓。一般會議規模較大，超出全職的人員的管理能力的話，建議招募專業相關的學生志愿者參與。例如FBIF論壇就招募了食品專業的學生參與（例如江南大學，食品專業全國第一），這對于在校的學生而言是非常好的接觸行業的機會。并且，凡專業較好的學生，素質普遍非常高，可以大幅度提升現場服務的質量。?

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? 五、設計部：??

? ?會議現場的大部分物料是需要經過設計的。包括大會的背景版、簽到臺、播放的PPT背景、所有現場露出的物料。設計做得好，非常容易提升會議的檔次。目前大部分的行業會議設計都非常粗糙，或者說是沒有“設計感”，設計應兼顧實用、體驗和美觀，在Simba的原則里，實用>體驗>美觀。這樣做的好處是，讓設計融入為會議的產品，并且有溫度。?