如何做好活動的策劃工作 - 成都活動策劃公司

　　t“辦活動”，這個概念可能對于大多數人來說比較空泛，但是換成“組飯局”來理解，就非常容易，時至今日，誰還沒有組個局請過客？不同的是做活動涉及的工作會比簡單組飯局更加多面和繁雜，如下圖所示:

　　t本文主要針對上圖中的標紅色的優先級工作分析，按照活動策劃推廣時間順序，進行復盤，給大家呈現活動的重要環節。套用“組（ban）飯(huo)局(dong)”的樣式來掰碎了、揉開了好好地講個清楚。拙見如下：

　　t目錄

　　t一、前期確認（組什么局，對飯局初步認識）

　　t二、文案策劃（準備什么節目，吃什么酒菜）

　　t三、招商與推廣（有無金主請客，找誰來吃飯）

　　t四、活動準備（在哪吃，坐席怎么布置）

　　t五、活動現場（前面準備節目酒菜通通拿上來）

　　t六、活動后（吃好喝好，商量下次還搞不）

　　t一、前期確認（組什么局，對飯局初步認識）

　　t1.活動初衷與主題

　　t這次組局的的初衷是想要做什么呢？

　　t這個問題至少要追問自己三遍，明確想要的是參與人數、招商總額或是達成其他的目的，得出確認答案就不要再去改動。因為我們之后所有的工作，都是在這個基礎上去行動；然后把初衷與主題確認，讓人一目了然，把最吸引人的亮出來。

　　t確認活動的主題：順口，易記，四字為佳。

　　t若是仲秋飯局，一家人在一起團聚，那么便是“賞月·團圓”；若是老友聚會，沒有特定主題，那就不如“喝酒·我請”更為直接；若是某行業的活動，也是要找到最能勾起用戶參與的癢點，并與活動主題結合在一起，讓用戶欲罷不能。

　　t2.核算活動成本

　　t準備出多少錢做活動，這個應該最易理解的吧？

　　t要對把這個局做成什么檔次、規模以及表演節目等預設做好，成本的核算是重中之重，對資金沒有一個清晰的認知，便不能厘清活動的收益。

　　t對于成本核算可參考這個比例：

　　成本預計項目活動場地搭建供應商物料采買差旅答謝其他費用費用占比40%30%15%10%5%

　　t3.制定時間表

　　t在確認要舉辦活動的意向時，就可以著手制定時間規劃表，對之后的各項內容進行分配，確定相應的負責人和任務deadline，避免職責不清、分工不明、時間拖沓等不必要工作失誤，工作可以多線同時推進，快速完成。

　　t《時間表（部分）》示例

　　t二、文案策劃（準備什么節目，吃什么酒菜）

　　t1.環節設定

　　t環節設定，相對應的是準備的節目和酒菜，請什么樣明星表演節目，請哪種菜式的大廚主勺，這是吃飯的人最關注的點，當然你可以搞點小驚喜之類助興。

　　t在活動之中，便是要規劃好呈現形式，權衡主辦方、嘉賓、參與者、贊助商等方面的權益，如何讓所有參與者滿意是本環節的重點。主要圍繞在：請嘉賓、做演講、頒獎章、增互動、系情感，這五個環節上設計相應互動。

　　t這個環節的坑一般會發生在：

　　t（1）拍板人的猶豫不決，對于活動文案毫無意義的修改，以致于活動時間無限拖延。所以，文案寫作者不只是要會寫文案，更要懂得向上管理，如何去勸服上司、達到快速推進的目的。

　　t（2）根據活動場地制定環節安排，比如是有無分會場的存在，數量有為多少等。前期策劃時可以暫以某個理想場地作為參考設計環節。

　　t2.大會賣點

　　t既然提到“賣點”，那自然就是要從外部獲取利益的，主要針對兩個方向：錢和人。

　　t錢誰會來出呢？自然是贊助商。那么如何打動金主爸爸呢？自然是活動能給予他們好處，對自身的品宣或者銷售能帶來極大的幫助，所以要把本次活動能給的權益明明白的列舉出來，讓人一目了然，促進銷售成單。

　　（活動現場照片）

　　t在“賣點”還可以做一些活動，比如把產品分級：鉆石、黃金、白銀，不同層次的服務可以收取不同的費用，這樣可以滿足市場是不同的客戶需求。

　　t人從哪里來？參會人員的職位或行業或需求等不盡相同，那么又能如何吸引他們來參會呢？一般從這幾點做文章：直面行業大牛、知識學習、現場社交、參會禮物。

　　t（活動現場照片）

　　t根據用戶不同的癢點去宣傳活動，吸引到更多的用戶參與其中。例如：職場焦慮，那就用活動的知識學習來吸引用戶，明確指出活動能給用戶帶來提升的可能性，以及其他的成長機會，每次的宣傳點需明確一個，若分散則目標不清。

　　t三、招商與推廣（有無金主請客，找誰來吃飯）

　　t1.銷售和招生

　　t因為這兩點在上面有提到，所以我合并在一起講，根據確認的文案內容去找各自的目標全體。

　　t關于招商贊助，文案是基礎，更多的要靠銷售人員去轉化成銷售話術，與潛在贊助商溝通。贊助商信息的獲取可在同類其他活動上尋找，也可搜索其他的潛在客戶。關于招生，可以使用自身宣傳渠道，也可合作其他渠道招生；活動宣傳的引爆點和節奏，相信身經百戰的各位會玩出不同的花樣。

　　t2.邀請人員

　　t這里的邀請，主要是指活動里的嘉賓、重量級的人物。每次活動邀請嘉賓都是一個頭疼的事，嘉賓的邀請難，而且變數還大。

　　t有一次活動要在10號舉行，7號都還沒有確認嘉賓，甚至臨時換嘉賓的情況都有存在；還有一次在成都舉辦活動，嘉賓從成都來，遇上特殊天氣飛機無法起飛，只能臨時改了高鐵。所幸，這些嘉賓很容易溝通和配合。

　　t那我們如何去邀請到這些嘉賓？這里面有很多的門道，以小撬大，調動身邊資源的同時，一般要注意一些細節，比如不能跳太多級別邀請，一個A村長可以邀請B鎮長到他的活動，但如果讓A村長邀請C區長就比較艱難，不過可以讓B鎮長幫忙邀請C區長就會容易一些，同理邀請嘉賓的時候也可以運用。

　　t如果能確認一兩個超重量級的嘉賓，便可以用此嘉賓去撬動其他嘉賓，吸引同類嘉賓的參與。如果能先邀請到A區長參與活動，那么再去邀請B區長時，就可以告訴他A區長同意前來，那么打動B區長同意的可能性會更高，換做去邀請C鎮長，那么會更容易。

　　t另外對嘉賓的邀請，可以參考下表：

　　t四、活動準備（在哪吃，坐席怎么布置）

　　t1.場地篩選與搭建

　　t選擇一個什么場所吃飯，是最能直面展示活動的檔次。在選擇時要現場勘查場地大小、環境優良、地理位置等因素，確保場地的達標。另外，同時進行對活動搭建供應商的選擇，可以通過多家比價、好評推薦等方式選擇最優搭建供應商，控制成本的同時，保證活動的質量。

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　　t選定場地后，主辦方、場地方與搭建供應商至少要做一次三方會談，一起重新勘查場地，查看細節，可讓搭建供應商出現場布置方案，是否可以新增游戲環節等，確保方案的可實施性。

　　t2.物料采買

　　t由之前確認的相關工作負責人給出物料清單和物料采購意向，確保物料在活動開始前5天準備完成，不會因誤差等原因造成不能使用的結果。永遠的PlanB、永遠擁有備案，以防意外情況的發生。

　　《活動物料采購比價表》示例

　　t五、活動現場（前面準備節目酒菜通通拿上來）

　　t1.人員分工安排時間表

　　t確認表演節目、上菜的順序與對應人員，保證這是一場順暢的活動，給諸位參與者賓至如歸的感覺。

　　t這樣的好處就是各司其職，每個項目都有負責人，也有流動支持的，既能有序不亂，又可以責任到人。即便是出了事故，事后追責也可以甩鍋，這是當然是玩笑話。

　　t2.彩排與現場

　　t正式開場前要留出足夠時間，至少做一遍流程的彩排，看現場相關人員的工作安排，檢查大屏、PPT、燈光等細節，盡善盡美。

　　t現場發揮只要按照事先安排去做就好，發現問題及時反饋，遇到突發事件快速反應，并予以解決。現場要注意用戶的情緒，隨時安撫，保證活動的滿意度。

　　t本環節的容易出錯的地方在于：現場人多擁擠、各模塊的人員聯系不暢，對于突然情況的處理容易出現不當，所以要事先安排好，防患于未然。

　　t六、活動后（吃好喝好，商量下次還搞不）

　　t1.收官感謝

　　t對參與用戶、嘉賓的酬謝等，維持與用戶的情感，一回生二回熟，下次邀請更容易被接受。

　　t注意活動二次宣傳，充分利用好活動的影響力，并考慮怎么去擴大。我們的活動一般都是系列性、有承接的，不會是一次單獨的活動，所以要為未來的規劃做好鋪墊，這樣下屆活動的運作更容易開展。

　　t2.復盤

　　t可以從兩個方面展開，一是客觀工作方面，就如你看到的本文內容；二是主觀感受方面，談個人在活動中的感悟。

　　t最后補充兩點：

　　t1.一切準備工作都要做到活動開始之前，循序漸進，穩而不亂，各管其能，各司所職。先做方案，再去行，結果自然有。

　　t2.隨時準備PlanB，面對突發意外才不會手忙腳亂。

　　t后記：

　　t本文主要針對活動整體中的關鍵點分析，盡可能的減少活動在落地過程中因準備不足在事故多發處翻車的幾率?；顒拥某晒藴什恢皇窃谟陧樌瓿?，更要注意活動的結果，看是否完成既定目標，達到最初策劃的要求。